Aufbewahrungsfristen

Wer ein Gewerbe betreibt, muss bestimmte Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen beachten, dies ergibt sich aus den Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten. Dabei gelten je nach Art der Dokumente Fristen von sechs oder zehn Jahren.

Die einzelnen Vorschriften sind für das Steuerrecht in der Abgabenordnung (AO) und für das Handelsrecht im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt. Im § 147 AO „Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen“ wird detailliert aufgeführt, welche Unterlagen der buchführende Steuerpflichtige aufzubewahren hat. Dies sind im Einzelnen: Die Eröffnungsbilanz, Inventare, Haupt- und Nebenbücher, Jahresabschlüsse zuzüglich der Lageberichte, empfangene Handelskorrespondenz im Original, versandte Geschäftsbriefe in Kopie, Buchungsbelege, bestimmte Zolldokumente sowie alle sonstigen Unterlagen, die für die Besteuerung relevant sind.

Für das Handelsrecht fordert § 247 HGB „Aufbewahrung von Unterlagen. Aufbewahrungsfristen“ die Aufbewahrung derselben Unterlagen wie in der Abgabenordnung und darüber hinaus auch die der Konzernabschlüsse und -lageberichte. Auch das Umsatzsteuerrecht besitzt eigene Aufbewahrungsvorschriften: In § 14b Umsatzsteuergesetz (UStG) „Aufbewahrung von Rechnungen“ ist geregelt, dass ein Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuerrechtes Kopien aller Ausgangsrechnungen, die er oder ein von ihm beauftragter Dritter ausgestellt hat, sowie alle empfangenen Eingangsrechnungen aufzubewahren hat.

In der Praxis ist es manchmal unklar, welche Dokumente Buchungsbelege darstellen und welche Briefe, die man mit Geschäftspartnern austauscht, unter den Begriff „Handelskorrespondenz“ fallen. Mit einem Buchungsbeleg wird der Nachweis geführt, dass die entsprechende Buchung einen tatsächlich existierenden Geschäftsvorfall abbildet. Handelskorrespondenz sind alle Briefe zwischen Geschäftsleuten, mit deren Hilfe konkrete Geschäfte vorbereitet und abgewickelt werden. Im Zweifel empfiehlt es sich allerdings, eher zu viele als zu wenige Unterlagen aufzubewahren.

Eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gilt für Haupt- und Nebenbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Lageberichte, Konzernabschlüsse und -lageberichte, Buchungsbelege und Rechnungen sowie bestimmte Zolldokumente. Alle übrigen Unterlagen müssen lediglich sechs Jahre aufbewahrt werden. Dabei beginnt die Frist mit dem Ablauf des Jahres, in dem die letzten Änderungen an dem entsprechenden Dokument vorgenommen wurden. Bei Geschäftsbriefen fängt die Frist mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem sie empfangen oder versandt wurden, an.

Es gibt bestimmte Fälle, in denen es zu einer Verlängerung dieser Aufbewahrungsfristen kommen kann. Insbesondere müssen Unterlagen länger aufbewahrt werden, wenn sie einer nur vorläufigen Steuerfestsetzung zugrunde liegen. Aber auch wenn das Finanzamt eine Betriebsprüfung noch nicht abgeschlossen hat oder gegen das Unternehmen strafrechtliche Ermittlungen geführt werden, verlängert sich die Aufbewahrungsfrist. Wer hier unsicher ist, ob er bestimmte Unterlagen schon vernichten darf, sollte Rücksprache mit seinem Buchhalter oder Steueberater halten.

Im Zeitalter der elektronischen Datenverarbeitung müssen die Unterlagen nicht mehr im Original aufbewahrt werden, es reicht, wenn eine Wiedergabe auf elektronischem Wege jederzeit möglich ist. Dabei gilt die Vorschrift, dass Geschäftskorrespondenz so wiedergegeben muss, dass eine exakte Übereinstimmung mit dem Original gewährleistet ist. Bei allen anderen Dokumenten wird die Wiedergabe des Inhalts als ausreichend angesehen. Zwar schreibt § 147 AO vor, dass die Eröffnungsbilanz, Jahresabschlüsse sowie bestimmte Zollunterlagen im Original aufzubewahren sind, doch seit einigen Jahren beanstandet es die Finanzverwaltung nicht mehr, wenn auch diese Dokumente lediglich in elektronischer Form aufbewahrt werden. In jedem Fall muss darauf geachtet werden, dass bei der elektronischen Speicherung alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen vollständig und richtig erfasst werden.

Wer diese Aufbewahrungspflichten nicht beachtet, läuft Gefahr, dass die Besteuerungsgrundlagen seines Betriebes geschätzt werden. Außerdem muss er eventuell mit einem strafrechtlichen Verfahren wegen Missachtung seiner betrieblichen Sorgfaltspflichten rechnen.

Übrigens gibt es auch im privaten Bereich Aufbewahrungspflichten: Seit dem Jahre 2004 müssen auch Privatleute Rechnungen aufbewahren, die in Zusammenhang mit einem Grundstück stehen, wie zum Beispiel Bau- oder Renovierungsarbeiten. Die Aufbewahrungsfrist für diese Dokumente beträgt zwei Jahre. Der Unternehmer muss seine Kunden in der Rechnung, mit denen er ihnen seine Leistung berechnet, explizit darauf hinweisen. Der Gesetzgeber hat diese Regelung geschaffen, um auf diese Art Schwarzarbeit wirkungsvoller bekämpfen zu können.