Grundsätzliches zur E-Bilanz

„E-Bilanz“ – immer wieder hört man dieses Wort, und doch ist es vielen noch völlig fremd. Allerdings sollte sich jedes Unternehmen – egal ob es den Jahresabschluss vom Steuerberater durchführen lässt oder selbst erstellt – damit beschäftigen.

Was ist die die E-Bilanz

Hinter der Bezeichnung steckt lediglich die Verpflichtung, die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlust-Rechnung künftig nicht mehr in Papierform, sondern in elektronischer Form beim Finanzamt einzureichen. Die gesetzliche Grundlage dafür findet sich im §5b Abs. 1 EStG. Das Gesetz soll bereits für die Bilanzen anzuwenden sein, die für Wirtschaftsjahre nach 2010 erstellt werden. Es wurde jedoch mit einer gewissen Übergangsregelung gearbeitet, so dass nun endgültig für die Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2012 beginnen, die elektronische Form verpflichtend ist.

Nicht alle Unternehmen sind aber davon betroffen. Lediglich Unternehmen, die verpflichtet sind, Bilanzen zu erstellen, oder diese freiwillig aufstellen, müssen die elektronische Form verwenden. Wer bei seinen Gewinn nach der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt, kann seine Unterlagen also nach wie vor in Papierform beim Finanzamt einreichen.

Was wird übermittelt

Zum einen werden die Stammdaten des Unternehmens übermittelt – man spricht hier vom „Stammdatenmodul“. Dieser Bereich umfasst die Informationen zum Unternehmen einschließlich der Gesellschafter, sowie näheres zu den übermittelten Daten.

Der zweite Bereich – man spricht vom „Jahresabschlussmodul“ – enthält die eigentlichen Zahlenwerke, wie Bilanz und Gewinn- und Verlust-Rechnung. Es besteht die Möglichkeit, eine Steuerbilanz zu übermitteln oder eine Handelsbilanz mit Überleitungsrechnung. Damit soll vermieden werden, dass Unternehmen, die keine getrennte Handels- und Steuerbilanz erstellen, durch die E-Bilanz nicht dazu gezwungen werden. Außerdem ist eine Ergebnisverwendungsrechnung und bei Personengesellschaften eine Kapitalkontenentwicklung mit zu senden.

Der Gesetzgeber hat hinsichtlich der Form der Übermittlung verschiedene Taxonomien veröffentlicht. Darunter versteht man ein Gliederungsschema. Es gibt verschiedene Taxonomien: die Kerntaxonomie sowie Spezial- oder Ergänzungstaxonomien, die lediglich für bestimmte Branchen wie Versicherungsunternehmen, Krankenhäuser etc. nötig sind.

Diese Gliederungen geben keine Kontenrahmen vor, sondern lediglich die Gliederungstiefe der einzelnen Abschnitte. Bereits im HGB gibt es unter § 266 bzw. § 275 konkrete Gliederungsvorschriften, die insbesondere Kapitalgesellschaften einzuhalten haben. Die Taxonomien für die E-Bilanz sind an diese Gliederung angelehnt, gehen allerdings in manchen Punkten viel tiefer. Gerade im Bereich der Beteiligungen schreibt der Gesetzgeber bei der E-Bilanz detailliertere Angaben vor, als es das HGB vorsieht. Damit soll die Transparenz der Jahresabschlüsse erhöht werden.

Aber auch bei den Umsätzen und Aufwendungen wünscht sich der Gesetzgeber genauere Informationen. So sollen zum Beispiel die Umsatzerlöse und die Aufwendungen für Roh- Hilfs- und Betriebsstoffe getrennt nach deren Umsatzsteuerberechnung angegeben werden. Die meisten Unternehmen buchen die Erlöse bereits nach den unterschiedlichen Besteuerungsarten, z.B. 19% oder 7% Umsatzsteuer, Umsatzsteuer nach §13b, oder eig. Lieferungen mit bzw. ohne USt.-ID usw., da die unterschiedlichen Umsätze bereits in der Umsatzsteuererklärung separat ausgewiesen werden müssen. Bei den Aufwendungen wird häufig nicht so detailliert gebucht. Hier unterscheidet man in der Regel nicht nach Vorsteuerkriterien, sondern nach Art des Einkaufs, wie z.B. Einkauf Rohstoffe, Einkauf Hilfsstoffe etc.

Was muss geändert werden

Der Gesetzgeber hat darauf hingewiesen, dass das Buchungsverhalten nicht geändert werden muss. Wer zum Beispiel seine Einkäufe auch weiterhin nicht getrennt nach den Umsatzsteuervorfällen buchen möchte, kann in der E-Bilanz einen Auffangposten nutzen. In der gesamten Gliederung sind bei den einzelnen Gruppen Auffangposten eingefügt, damit die Zahlen, die nicht konkret zugeordnet werden, dort eingesetzt werden können.

Ob und in welchen Zeitraum geplant ist, diese Auffangposten aus der Taxonomie verschwinden zu lassen, ist nicht genau bekannt. Es gab Gespräche, dass die Auffangposten lediglich 3 -5 Jahre in der Gliederung enthalten sein dürfen, und danach die Unternehmen die Zuordnungen eindeutig durchführen müssen Andererseits gab es auch Aussagen, dass es keinen konkreten Zeitplan für die Abschaffung der Auffangposten gibt. Das würde bedeuten, dass die Unternehmen nicht dazu gezwungen werden, die differenzierte Buchung nach der E-Bilanz-Gliederung vornehmen zu müssen. Eine genaue und verbindliche Aussage dazu steht allerdings aus.

In jedem Fall dürfte es den Finanzbehörden nicht positiv auffallen, wenn Unternehmen wenige Detailangaben und viele Auffangposten nutzen. Im Hinblick auf ein positives Miteinander mit den Finanzbehörden, sollten sich die Unternehmen überlegen, welche Änderungen in der Buchhaltung nötig und möglich sind, um bereits im laufenden Jahr die Vorgänge entsprechend zu buchen.

Wer den an den DATEV-Kontenrahmen angelehnten SKR 03 bzw. SKR 04 verwendet, findet seit 2013 neue Konten vor, die hinsichtlich der neuen Gliederung notwendig waren.

Die E-Bilanz ist also keine „Hexerei“. Um unnötige Kosten und Aufwand beim Jahresabschluss zu vermeiden, sollte sich jedoch jedes Unternehmen Gedanken dazu machen, wie detailliert die Angaben in der E-Bilanz übermittelt werden sollen, und ob dazu unter Umständen Änderungen bei einzelnen Buchungen nötig sind. In jedem Fall sollte das Thema mit dem Steuerberater besprochen werden.