Neuerung in der Lohnbuchhaltung ab 2013

Wie jedes Jahr, wurden auch für 2013 wieder einige steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Veränderungen beschlossen. Der Gesetzgeber hat sich zwar bei einigen Themen Ende des Jahres 2012 nicht mehr fristgerecht entscheiden können, einiges wurde jedoch mittlerweile aufgeholt. Die wichtigsten Punkte hinsichtlich der Lohnbuchhaltung sollen hier zusammengefasst werden.

ElStAM – jetzt geht’s (endlich) los

Die Ablösung der Lohnsteuerkarte durch die ElStAM wird nun endgültig im Jahr 2013 umgesetzt. Den Arbeitgebern wird die Möglichkeit gegeben, selbst zu entscheiden, wann Sie mit dem elektronischen Verfahren beginnen wollen. Als spätester Termin gilt die Abrechnung Dezember 2013.
Die Finanzbehörden raten davon ab, gleich im Januar umzustellen. Gleichzeitig sollte man keinesfalls bis Ende des Jahres warten. Wann der beste Zeitpunkt ist, sollte jeder selbst entscheiden. Auf jeden Fall ist eingehend zu prüfen, welche Vorarbeiten durchgeführt werden müssen, z.B. Stammdaten abgleichen, Mitarbeiter informieren, Mitarbeiter unterstützen, falsche ElStAM zu korrigieren etc., und wann mit diesen Vorarbeiten begonnen werden kann. Es besteht sogar die Möglichkeit einer gestreckten Einführung der ElStAM. Gute Informationen und Vorbereitung ist hier sicherlich ein wichtiger Teil zu einem möglichst reibungslosen Ablauf.

Mini- und Midi-Jobs – neue Grenze und Übergangsregelungen

Die Minijobgrenze wird von 400 auf 450 € angehoben. Gleichzeitig wird die Rentenversicherungspflicht eingeführt, so dass die Arbeitnehmer 3,9% des Rentenversicherungsbeitrages selbst bezahlen müssen. Da im gleichen Zug die Mindestbemessungsgrundlage von 155 € auf 175 € angehoben wird, wird diese RV-Pflicht vor allem für die Arbeitnehmer richtig teuer, die weniger als 175 € verdienen. Die Arbeitnehmer haben allerdings die Möglichkeit, sich von dieser Pflicht befreien zu lassen. Das neue Recht gilt jedoch nur für neue Arbeitsverhältnisse, und für bestehende Beschäftigungen, bei denen sich Veränderungen ergeben haben.

Die Verdienstgrenze für die sogenannten Midi-Jobs, also Arbeitsverhältnisse die in der Gleitzone abgerechnet werden, wurden ebenfalls angehoben. Künftig gilt für neue Beschäftigungsverhältnisse die neue Grenze zwischen 450 € und 850 €. Außerdem wurde eine neue Gleitzonenformel entwickelt. Bestehende Arbeitsverhältnisse mit einem Verdienst zwischen 400 € und 450 € bleiben weiterhin SV-pflichtig, und werden mit einer extra Gleitzonenformel abgerechnet. Arbeitnehmer können die Anwendung der neuen Gleitzonenformel beantragen und sich von einzelnen Sozialversicherungszweigen – außer von der Rentenversicherung – befreien lassen.

Die Übergangsregelungen für die bereits bestehenden und unverändert weitergeführter Mini- und Midi-Jobs gelten bis Ende 2014.

Berufsgenossenschaft – es wird genauer kontrolliert

Bereits seit einigen Jahren ist geplant, dass die jährlichen Papier-Lohnnachweise an die Berufsgenossenschaften abgelöst, und durch die zusätzlich eingeführten Daten bei den DEÜV-Meldungen an die Krankenkassen ersetzt werden sollen. Allerdings sind die Meldesummen nach wie vor erheblich niedriger als die abgegebenen Jahresmeldungen. Analysen haben ergeben, dass die Hauptursache dafür Meldungen mit unrichtigen Mitgliedsnummern, und Meldungen mit einem Betrag von Null Euro abgegeben werden.

Um dies künftig einzugrenzen, wurde ab Dezember ein neuer Prüfprozess eingeführt. Künftig wird bei den DEÜV-Meldungen die Echtheit der Mitgliedsnummer geprüft. Beim Versenden wird geprüft, ob die Mitgliedsnummer tatsächlich existiert. Somit kann zwar nicht vermieden werden, dass Meldungen unter fremden Mitgliedsnummern abgegeben werden, aber es werden zumindest Pseudo-Nummern herausgefiltert.

Zusätzlich können Meldungen nur noch unter bestimmten Gründen mit einem Betrag von 0,- € abgegeben werden. Es stehen verschiedene Codes zur Verfügung, die bei einer O €–Meldung mit angegeben werden müssen.

Mehrfachbeschäftigungen – mehr Informationsaustausch

Mehrfachbeschäftigungen werden immer mehr zu einem wichtigen Thema in der Lohnbuchhaltung. Dieses Thema wurde bereits 2012 mit dem eingeführten Meldegrund 58 aufgegriffen. Arbeitgeber haben für Arbeitnehmer, die mehrere Beschäftigungsverhältnisse haben, monatlich eine Meldung mit dem Grund 58 abzugeben. Wird diese Meldung nicht abgegeben, erhält der Arbeitgeber im Zuge des Rückmeldeverfahrens von der Krankenkasse einen Hinweis, dass eine Mehrfachbeschäftigung vorliegt und künftig eine entsprechende Meldung abzugeben ist.

Nun wurde das Ganze noch erweitert. Künftig ist bei dieser Meldung der voraussichtliche Jahresverdienst mit anzugeben. Diese Angabe wird verwendet, um zu prüfen, ob die Gleitzonenberechnung weiterhin angewendet werden darf, und wenn ja, ob und in welcher Höhe ein Fremdverdienst beim Gleitzonenfaktor zu berücksichtigen ist. Außerdem soll durch die Zusammenrechnung von zwei oder mehreren Beschäftigungen geprüft werden, ob gegebenenfalls die Beitragsbemessungsgrenze überschritten wird.

Die Rückmeldungen der Krankenkassen können also ab 2013 direkten Einfluss auf die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge haben. Der Verpflichtung, diese Rückmeldungen einzulesen und zu verwenden, kann sich nun keiner mehr entziehen.

EEL + AAG – elektronische Meldung ist Pflicht

Obwohl bereits seit zwei Jahren die Pflicht besteht, sowohl die Bescheinigungen an die Krankenkassen, als auch die Umlageerstattungsanträge ausschließlich elektronisch zu versenden, gab es in der Vergangenheit immer wieder Probleme. Diese bestehen sowohl von Seiten der Krankenkassen, als auch von Seiten der Arbeitgeber bzw. deren eingesetzte Software. Mancher hat auf die alte bewährte Papierform zurückgegriffen, was statistisch gesehen, auch zu wesentlich weniger Nachfragen als die elektronische Form geführt hat.

Das Verfahren wurde weiter verbessert, so dass mittlerweile eigentlich alle Krankenkassen in der Lage sein sollten, die Meldungen zu lesen. Sollte eine Lohnsoftware die Meldungen nicht versenden können, steht jedem Arbeitgeber das kostenlose SVNet zur Verfügung. Für 2013 werden die Krankenkassen also noch mehr als bisher auf die elektronische Versandart bestehen.

Sie haben Fragen zur neuen Lohnberechnung bzw. ~verfahren? Dann zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.