Was bedeutet Buchführungspflicht und wer ist dazu verpflichtet?

Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen …“ gem. §238 HBG. Mit diesem Satz ist anscheinend jeder, der ein Gewerbe betreibt, zur Buchführung verpflichtet. Oder doch nicht?

1. Wer ist buchführungspflichtig?

Zuerst muss jedoch die Frage gestellt werden, wer ist Kaufmann. Dies beantwortet uns ebenfalls das HGB im § 1: „Kaufmann im Sinne dieses Gesetzbuches ist, wer ein Handelsgewerbe betreibt. Im Absatz 2 des § 1 HGB wird erläutert, was ein Handelsgewerbe ist. „Handelsgewerbe ist jeder Gewerbebetrieb, es sei denn, dass das Unternehmen nach Art oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordert.“ Das bedeutet, dass der Einzelunternehmer mit wenigen Angestellten nicht buchführungspflichtig ist, es sei denn er ist als Kaufmann im Handelsregister eingetragen (§ 2 HGB) bzw. kommt über die Grenzen des § 141 der Abgabenordnung.

Eine Buchführungspflicht besteht weiterhin laut §5 HGB für alle Kapitalgesellschaften und andere Firmen, die ins Handelsregister eingetragen sind. Kapitalgesellschaften müssen im Handelsregister eingetragen werden, Personengesellschaften erst ab einer bestimmten Unternehmensgröße.

Unter Kapitalgesellschaften fallen vor allem GmbH und Aktiengesellschaften (AG). Die Kommanditgesellschaft (KG) stellt ebenso wie die OHG eine Personengesellschaft dar. Lediglich die GmbH & Co. KG wird, da sie keinen persönlich haftenden Gesellschafter hat, laut HGB wie eine Kapitalgesellschaft behandelt. Für alle diese Firmen besteht eine Buchführungs- und somit Bilanzierungspflicht.

Wer keinen Gewerbebetrieb führt, fällt nicht unter die Vorschriften des HGB. Darunter fallen vor allem Freiberufler, wie Ärzte, Rechtsanwälte, Notare, Steuerberater, Architekten, Krankengymnasten und ähnliche Berufe. Im §18 EStG finden sich weitere Berufsgruppen, die dazu zählen. Diese Unternehmen fallen unter den Begriff der selbstständigen Tätigkeit, und sind nur dann buchführungspflichtig, wenn sie durch Zusammenschlüsse zu GmbH oder sonstigen Partnerschaften diesen Status verlieren.

Buchführungspflichtig sind also:

• Kaufleute mit einem eingerichteten Gewerbebetrieb,
• Kaufleute, die im Handelsregister eingetragen sind,
• alle Kapitalgesellschaften, wie: AG, GmbH, GmbH &Co. KG,
• alle Personengesellschaften, die im Handelsregister eingetragen sind, wie: KG, OHG,
• nicht eingetragene Personengesellschaften und Einzelfirmen, die mehr als 500.000 € Umsatz und 50.000 € Gewinn haben.

Nicht buchführungspflichtig sind:

• Einzelfirmen, stille Gesellschaften und GBR, mit einem nicht eingerichteten Gewerbebetrieb und weniger als 50.000 € Jahresgewinn und 500.000 Jahresumsatz
• Freiberufler

2. Was bedeutet Buchführungspflicht?

Im Allgemeinen wird unter Buchführung alles verstanden, was das Sammeln, Ordnen und Aufzeichnen von Ein- und Ausgaben in einem Unternehmen betrifft. Das ist allerdings nicht richtig. Tatsächlich ist es so, dass Unternehmen, die buchführungspflichtig sind, Jahresabschlüsse nach den Vorschriften des HGB aufstellen müssen. Diese Abschlüsse setzen sich mindestens zusammen aus einer Bilanz und einer Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Die Aufstellung einer Einnahmen/Überschussrechnung (EÜR) bezeichnet man nicht als Buchführung im eigentlichen Sinn, sondern ist lediglich eine Sonderform bzw. eine Erleichterung die laut Einkommensteuergesetz für bestimmte Unternehmen möglich ist.

3. Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung gibt es keine konkreten Vorschriften. Da auch bei kleinen Unternehmen die Aufzeichnungen in der Regel per EDV erledigt werden, und dafür die gängigen Kontenrahmen verwendet werden, ähnelt die Aufstellung meistens der GuV. Allerdings kann diese Form lediglich als „grobes Gerüst“ angesehen werden. Im Prinzip stellt eine EÜR lediglich dar, wie viel Umsatz erreicht und Ausgaben getätigt worden sind.

Werden verschiedene Umsatzsteuerregelungen angewendet, sollte zumindest eine Unterteilung des Umsatzes in diese verschiedenen Gruppen erfolgen. Die Aufwendungen sollten zumindest in die Hauptgruppen: Wareneinsatz, Personalkosten, sonstige Aufwendungen mit entsprechenden Unterteilungen, gegliedert werden. Es sollte lediglich eine nachvollziehbare Anordnung sein, aus der der erzielte Gewinn hervorgeht.

4. Die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung

Wie eine Bilanz und eine GuV-Rechnung auszusehen hat, ist genau im § 266 und §275 HGB aufgegliedert. Kapitalgesellschaften und sehr große Personengesellschaften müssen sich an diese Gliederung halten, sie kann allerdings, je nach Größe der Firma etwas gekürzt dargestellt werden.

Als die wichtigsten Punkte für alle Firmen, die buchführungspflichtig sind, gelten, die Verpflichtung zu einer jährlichen Inventur, die Einstellung von Rückstellungen, die Rechnungsabgrenzungsposten, sowie die Vorschriften ob und in welcher Höhe bestimmte Vermögenswerte oder Schuldverhältnisse in der Bilanz aufgenommen werden. Auch das Eigenkapital und dessen Verwendung ist darzustellen. Kapitalgesellschaften sind außerdem verpflichtet, ihre Bilanz zu veröffentlichen, so dass jeder Interessierte Einblick in die Vermögenswerte der Firma nehmen kann.

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