In den meisten Unternehmen gehören Betriebsfeiern einfach zum guten Ton: Die Weihnachtsfeier, oft auch noch ein zusätzliches Sommerfest und andere betriebliche Veranstaltungen sind eine willkommene Gelegenheit, das gute Miteinander zwischen Unternehmensleitung und Belegschaft zu fördern. Der festliche Rahmen in einem schönen Restaurant und hervorragendes Essen dienen genauso wie kleine Geschenke der Geschäftsführung dazu, ihren Mitarbeitern für ihr Engagement und ihren Fleiß zu danken.
Steuerliche Problematik
So mancher Unternehmer hat schon eine böse Überraschung erlebt, wenn nach einer Betriebsprüfung Steuernachzahlungen für betriebliche Feiern und Veranstaltungen verlangt wurden. Nur wenn bestimmte steuerliche Regelungen beachtet werden, werden die Zuwendungen für Mitarbeiter bei Betriebsveranstaltungen nicht als Entgelt für deren Arbeitsleistung aufgefasst. Ansonsten liegt steuerpflichtiger Arbeitslohn in Form eines geldwerten Vorteils vor, den der Unternehmer bei der Gehaltsabrechnung mit Lohnsteuer belasten muss. Da er Haftungsschuldner für nicht abgeführte Lohnsteuer ist, wendet sich das Finanzamt in der Regel nach Feststellungen im Rahmen einer Betriebsprüfung wegen der Nachzahlungen an ihn. Zwar kann der Arbeitgeber die Erstattung der geleisteten Lohnsteuer von den betroffenen Arbeitnehmern verlangen. Aber oft sind gar nicht mehr alle damaligen Mitarbeiter greifbar und zum anderen ist dies ein sicherer Weg, seine Angestellten zu verärgern. So tragen viele Unternehmen die Nachzahlungen dann lieber selbst. Deswegen ist es am besten, derartige Situationen von vorne herein zu vermeiden, indem die Verantwortlichen dafür sorgen, dass die steuerlichen Vorschriften für Zuwendungen an Arbeitnehmer anlässlich von Betriebsveranstaltungen eingehalten werden.
Steuerliche Regelungen
Grundsätzlich nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn gehören alle Aufwendungen für übliche Zuwendungen, die Arbeitnehmer im Rahmen von Betriebsveranstaltungen erhalten, die im überwiegende Interesse des Arbeitgebers sind. Als Betriebsveranstaltung in diesem Sinne gelten Veranstaltungen, die auf betrieblicher Ebene, aber mit gesellschaftlichem Charakter durchgeführt werden. Durch die steuerliche Rechtsprechung wurden einige Merkmale definiert, die vorliegen müssen, damit es sich tatsächlich um derartige Betriebsveranstaltungen handelt.
Teilnehmerkreis
Dabei ist es von entscheidender Wichtigkeit, dass die Teilnahme an einer derartigen Betriebsveranstaltung allen Mitarbeitern offen steht. Es darf sich also auf keinen Fall um eine exklusive Feier nur für bestimmte Betriebsangehörige, wie zum Beispiel nur die Abteilungsleiter einer bestimmten Ebene handeln. Unschädlich ist hingegen, wenn lediglich die Angehörigen einer bestimmten Organisationseinheit, wie zum Beispiel nur alle Mitarbeiter einer bestimmten Zweigstelle, eingeladen werden. Auch zulässig ist das Einladen aller Betriebspensionäre.
Übliche Zuwendungen
Zu den üblichen Zuwendungen bei Betriebsveranstaltung rechnet die steuerliche Rechtsprechung Aufwendungen für Speisen und Getränke, Zigaretten und Süßigkeiten sowie die Übernahme von Fahrt- und Unterbringungskosten und auch für den äußeren Rahmen der Veranstaltungen, wie zum Beispiel Eintrittskarten für eine Theater- oder Musicalvorstellung. Auch Geschenke ohne bleibenden Wert können Mitarbeitern auf betrieblichen Veranstaltungen überreicht werden, ohne dass sie als geldwerter Vorteil versteuert werden müssen.
Freigrenze
Für jeden Mitarbeiter darf eine Freigrenze von 110 Euro einschließlich Umsatzsteuer für Zuwendungen pro Betriebsveranstaltung nicht überschritten werden. Nach einem aktuellen Urteil, das vom Finanzgericht Düsseldorf gesprochen wurde, wird bei der Ermittlung der Zuwendungen pro Mitarbeiter auf die Zahl der eingeladenen und nicht der tatsächlich erschienenen Teilnehmer abgestellt. Sonst wäre es für einen Arbeitgeber auch kaum planbar, wie hoch die Aufwendungen für eine Betriebsveranstaltung insgesamt sein können, damit die Freigrenze pro Mitarbeiter nicht überschritten wird. Außerdem erhöht sich der Wert der Zuwendung für den einzelnen Mitarbeiter auch nicht, wenn zum Beispiel das bestellte Buffet zu groß ausfällt oder Theaterkarten nicht genutzt werden. Liegen die Aufwendungen über 110 Euro, so wird der gesamte Betrag lohnsteuerpflichtig. Um dies zu vermeiden, kann bei geringen Überschreitungen dieser Freigrenze vereinbart werden, dass die Arbeitnehmer die Differenz tragen und sie mit dem nächsten Gehalt verrechnet wird.
Anzahl der Betriebsveranstaltungen
Die steuerlichen Vorschriften sehen vor, dass maximal zwei Betriebsveranstaltung pro Jahr durchgeführt werden dürfen, an denen der Arbeitnehmer Zuwendungen empfangen kann, die nicht als geldwerter Vorteil zu seinem Arbeitslohn gerechnet werden. Nicht entscheidend ist dabei, wie lange eine Betriebsveranstaltung dauert. Führt der Arbeitgeber in einem Jahr mehr als zwei Betriebsveranstaltungen durch, kann er entscheiden, für welche beiden er die angefallenen Aufwendungen als für seine Mitarbeiter steuerfreie Zuwendungen behandeln möchte.
Gemischte Veranstaltungen
Oft werden Veranstaltungen durchgeführt, die teils rein betrieblichen Charakter haben, teils eher gesellschaftlichen. Zum Beispiel werden Betriebsversammlungen oft zusammen mit einem festlichen Essen für alle Mitarbeiter abgehalten. In derartigen Fällen müssen die Aufwendungen aufgeteilt werden. Bezüglich des gesellschaftlichen Teils der Veranstaltung ist dann zu prüfen, ob die steuerlichen Bedingung erfüllt sind, damit die Aufwendungen dafür nicht als Arbeitslohn versteuert werden müssen.
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