Registrierkassen – was ist zu beachten?

Gerade der Einzelhandel, aber auch viele andere Unternehmen, die einen Teil ihrer geschäftlichen Tätigkeit mit Bareinnahmen abwickeln, können sich die tägliche Arbeit ohne Registrierkassen oder andere PC-gestützte Systeme nicht mehr vorstellen. Nicht nur, dass sich dadurch die Kontrolle der Warenbewegungen und Einnahmen einfach feststellen lassen, auch Auswertungen hinsichtlich des Verkaufspersonals, der Waren und Warengruppen, oder andere statistische Listen und Zahlen, können damit leicht erstellt werden. Allerdings unterliegt ein Unternehmen immer der Kontrolle der Finanzbehörden.

Gerade bei Bargeschäften vermutet das Finanzamt oft und gerne Manipulationen im angegebenen Umsatz. Um unliebsame und unrichtige Steuernachzahlungen zu vermeiden, muss jeder Unternehmer sicherstellen, dass die Behörden bei Prüfungen keinen Zweifel an der Richtigkeit der ausgewiesenen Zahlen haben. Aus diesem Grund sind einige Vorschriften einzuhalten, die beiden Parteien – Unternehmer und Finanzbehörden – gesetzliche Sicherheit geben.

Registrierkassen und das Kassenbuch

Registrierkassen können das Kassenbuch nicht ersetzen, vielmehr ist es ein „Nebenbuch“, das die täglichen Bargeschäfte aufzeichnet. Den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchführung entsprechend, sind die Aufzeichnungen in einem Kassenbuch zeitnah vorzunehmen. Mit dem Ausdruck des sogenannten Z-Beleges aus der Registrierkasse erhält man einen – von den Finanzbehörden anerkannten – Beleg, als Nachweis für die Tageseinnahmen. Werden Umsätze mit unterschiedlichen Steuersätzen erzielt, sind diese separat auszuweisen.

Diese Z-Belege werden durchlaufend nummeriert, so dass bei einer Prüfung nachgewiesen werden kann, dass keine Umsätze „unterschlagen“ wurden. Da mit dem Ausdruck der Z-Belege die Tageseinnahmen auf „Null“ gesetzt werden, spricht man hier auch von einem „Nullstellungszähler“ Die sogenannten X-Belege reichen für die Aufbewahrung nicht aus. Man versteht darunter den Ausdruck eines Zwischenstandes, auch erfolgt keine Nullstellung des Tagesumsatzes. Diese Ausdrucke können beliebig oft vorgenommen werden und sind nicht durchgehend nummeriert.

Die Z-Belege sind also Belege für das Kassenbuch. Sie sind ebenso in das Kassenbuch einzutragen, wie etwa Einzahlungen aus oder in die Bank, Ausgaben sowie Einlagen bzw. Entnahmen. Sind mehrere Registrierkassen vorhanden, muss nicht für jede ein Kassenbuch geführt werden, vielmehr sind die Z-Belege der einzelnen Kassen in das Kassenbuch einzutragen. Sind mehrere Niederlassungen oder räumlich getrennte Verkaufsstellen vorhanden, so ist für jede Verkaufsstelle ein Kassenbuch zu führen.

Beispiel: Eine Bäckerei unterhält neben seiner Hauptgeschäftsstelle eine Verkaufsstelle in einem nahe gelegenen Einkaufszentrum. In der Hauptgeschäftsstelle stehen zwei Registrierkassen, in der Verkaufsstelle nur eine.
Es sind zwei Kassenbücher zu führen. Ein Kassenbuch für die Hauptgeschäftsstelle mit den beiden Kassen und ein Kassenbuch für die Verkaufsstelle.

Aufbewahrungspflichten

Da die Belege der Registrierkassen Teile der Buchhaltung sind, unterliegen Sie gem. §147 Abs. 1 AO der Aufbewahrungspflicht. Hinzu kommt, dass es sich hierbei um eine elektronische Speicherung von Daten handelt, so dass weitere Verpflichtungen gem. §147 Abs. 2 hinzukommen. Konkret bedeutet das:

Laut §147 Abs. 2 Nr. 2 müssen die gespeicherten Daten im Zeitraum der Aufbewahrungsfrist,

• jederzeit verfügbar sein,
• unverzüglich lesbar und
• maschinell auswertbar sein.

Das hört sich einfach an, wirft aber in der Praxis zahlreiche Fragen auf.

Die Aufbewahrungsfrist beträgt, wie bei allen Unterlagen, die Teil der Buchführung sind, 10 Jahre. Nun sind in unserer technisch schnelllebigen Zeit die Geräte häufig nicht im gesamten Zeitraum eingesetzt, sind defekt oder werden durch neue, leistungsstärkere ersetzt.

Der Unternehmer hat trotzdem dafür Sorge zu tragen, dass die Daten 10 Jahre abrufbar bleiben. Vorgeschrieben ist nun, dass die Daten während des Zeitraums in der Kasse gespeichert werden. Zusätzlich ist jedoch eine Sicherung auf einen externen Speicherplatz dringend zu empfehlen, da ansonsten bei einem Defekt die Daten unter Umständen verloren sind. Reicht der Speicherplatz in der Kasse nicht aus, ist diese entsprechend aufzurüsten. Um die Daten auch während des gesamten Zeitraums lesbar machen zu können, müssen Handbücher sowie Bedienungs- und Programmieranleitungen ebenfalls aufbewahrt werden. Es sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass die gespeicherten Daten in einem Daten-Format aufbewahrt werden, die von den Finanzbehörden lesbar ist. Auf die Erhöhung der Anforderungen wurde bereits in einem BMF-Schreiben von 2010 und kürzlich in einem Schreiben der Oberfinanzdirektion aus dem Jahr 2012 hingewiesen.

Härtefallregelung

Der Gesetzgeber hat allerdings eine Übergangfrist – eine sogenannte „Härtefallregelung“ – bis 31.12.2006 zugelassen. Wer ein Gerät im Einsatz hat, dessen Kapazität nicht ausreicht, und nicht aufgerüstet werden kann, darf diese Registrierkasse noch bis 31.12.2016 einsetzen. Danach hat er sich eine den gesetzlichen Vorschriften entsprechende Kasse anzuschaffen. Um die Richtigkeit trotzdem nachweisen zu können, ist es notwendig, weitere Unterlagen aufzubewahren. Das sind z.B. die bereits oben erwähnten Bedienungs- und Programmierhinweise sowie Anleitungen, die Z-Belege, eventuelle Rechnungen oder andere Belege, die erstellt wurden, Journalausdrucke, Grand Total-Speicher oder ähnliche Auswertungen, die die Vollständigkeit nachweisen.