Urlaubsentgelt und Urlaubsabgeltung – dies sollten Sie wissen

Nimmt ein Arbeitnehmer Urlaub, erhält er für diesen Zeitraum ein Urlaubsentgelt. Dieser Grundsatz ergibt sich aus §1 des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG), in dem steht, dass „ … jeder Arbeitnehmer Anspruch auf einen bezahlten Erholungsurlaub …“ hat. Was bedeutet dies jedoch in der Praxis?

Höhe des Urlaubsentgelts

Laut §11 BUrlG wird das Urlaubsentgelt nach „… dem durchschnittlichen Arbeitsverdienst …“ der letzten 13 Wochen bezahlt. Hat sich während dieses Zeitraums der Verdienst erhöht, muss das Urlaubsentgelt auf der Basis des höheren Entgelts berechnet werden. Falls in den 13 Wochen Überstunden angefallen sind, müssen diese nicht mit berücksichtigt werden, auch fallen Kürzungen durch Kurzarbeit und ähnliches nicht mit in die Berechnung.

Bei Gehaltsempfängern oder Arbeitnehmern mit fest vereinbarten Stunden, ergibt sich hinsichtlich der Höhe des Urlaubsentgelts keine Besonderheit. Der Arbeitgeber zahlt sein gewohntes Entgelt weiter und zieht für den genommenen Urlaub die entsprechenden Tage vom Urlaubskonto ab. Auch Teilzeitbeschäftigte mit regelmäßig vereinbarten Arbeitstagen und Arbeitsstunden erhalten ihr Urlaubsentgelt in dieser Höhe.

Schwierig wird es allerdings bei unregelmäßigen Arbeitszeiten. Hier muss der Verdienst der letzten 13 Wochen herangezogen werden. Der Verdienst ist dann auf den einzelnen Arbeitstag zu reduzieren, sodass das Urlaubsentgelt pro Tag ermittelt wird. In den Verdienst fallen alle Entgelte, außer Überstunden, Einmalzahlungen wie Weihnachtsgeld, Auslösungen bzw. Reisekostenerstattungen und ähnliches. Sind in den 13 Wochen Zuschläge für Sonn- , Feiertags- und Nachtarbeiten enthalten sowie Provisionen oder Sachbezüge, so sind diese mit einzubeziehen.

Beispiel:
Ein Mitarbeiter ist teilzeitbeschäftigt und hat in den letzten 13 Wochen ein Entgelt von 4.000 € erhalten. Er arbeitet gegenwärtig drei Tage die Woche. Für eine Woche Urlaub nimmt er somit 3 Tage Urlaub. Also:
4.000 / 13 Wochen = 307,69 € Urlaubsentgelt pro Woche
307,69 € Urlaubsentgelt : 3 Tage = 102,56 € Urlaubsentgelt pro Tag

Urlaubsabgeltung

Der Urlaub ist vom Gesetzgeber als Erholung vorgesehen, und daher in Natura zu nehmen. Das Gesetz sieht nur dann eine Urlaubsabgeltung vor, wenn bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses der Urlaub nicht gewährt werden kann.

Die Urlaubsabgeltung ist also eine Vergütung, die der Arbeitnehmer für seine nicht genommenen Urlaubstage erhält. Die Höhe richtet sich nach dem Urlaubsentgelt, das er bekommen hätte, wenn er den Urlaub in Natura genommen hätte. Bei der Lohnabrechnung unterscheidet sich allerdings das Urlaubsentgelt von der Urlaubsabgeltung. Während das Urlaubsentgelt als laufender Bezug der „normalen“ Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflicht unterliegt, wird die Urlaubsabgeltung als „sonstiger Bezug“ – im Lohnsteuerbereich – oder als „einmalige Zuwendung“ – im Sozialversicherungsbereich – bezeichnet.

Die lohnsteuerliche Behandlung ist bei sonstigen Bezügen, worunter auch andere einmalige Zahlungen, wie Weihnachtsgeld, zusätzliches Urlaubsgeld, Prämien oder ähnliches fallen, anders als bei laufenden Bezügen. Um einen übermäßig hohen Lohnsteuersatz zu vermeiden, wird ein sonstiger Bezug – vereinfacht gesagt – zusammen mit den laufenden Bezügen zu einem Jahresentgelt hochgerechnet, und daraus die entsprechende Steuer berechnet. Jedes Lohnprogramm kann sonstige Bezüge richtig abrechnen. Im Sozialversicherungsbereich ist eine einmalige Zuwendung nur im Hinblick auf die Beitragsbemessungsgrenze zu berücksichtigen. Erreicht der Arbeitnehmer zusammen mit dieser einmaligen Zuwendung die Beitragsbemessungsgrenze nicht, sind von der Urlaubsabgeltung die üblichen Sozialversicherungsbeiträge abzuführen.

Besonderheiten bei langer Krankheit

Im deutschen Recht galt bis vor einiger Zeit die Auffassung, dass der Urlaub endgültig verfällt, wenn er nicht in den ersten drei Monaten des neuen Jahres genommen wurde. Ausnahmen sah das Gesetz nur bei Mutterschaft bzw. Elternzeit vor. Waren hingegen Mitarbeiter lange Zeit erkrankt, und konnten daher den Urlaub nicht nehmen, ist dieser verfallen. Eine Urlaubsabgeltung sah das Bundesurlaubsgesetz nur bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses vor.

Nun hat der Europäische Gerichtshof Anfang 2009 entschieden, dass dieses Verfahren nicht mit den EU-Richtlinien zu vereinbaren ist. Das Bundesarbeitsgericht hat daraufhin mit einem Urteil im März 2009 entschieden, dass die Entscheidung des EuGH auf den gesetzlichen Mindesturlaub zu beschränken ist, sofern sich keine anderweitigen Regelungen in Tarif- oder Arbeitsverträgen ergeben.

Beispiel:
Ein Arbeitnehmer ist seit Februar krank. Er hat noch keinen Urlaub genommen. Zum Jahresende muss entschieden werden, was mit seinem Jahresurlaub von 25 Arbeitstagen, den er aufgrund seiner Krankheit nicht nehmen konnte, passiert. Nach alter Auffassung wurde der Urlaub ins neue Jahr mitgenommen und verfiel im März, sofern der Mitarbeiter nicht zwischenzeitlich wieder gesund wurde. Dies wurde unterbunden. Der gesetzliche Mindesturlaub von 20 Arbeitstagen ( 24 Werktage) muss weiterhin bestehen bleiben. Es verfällt nur der Anteil, der darüber liegt, also in diesem Fall 5 Tage:
25 Arbeitstage Jahresurlaub – 20 Arbeitstage Mindesturlaub = 5 Tage Differenz

Einen Anspruch auf Urlaubsabgeltung hat der Arbeitnehmer allerdings nicht, da das Bundesurlaubsgesetz die Urlaubsabgeltung erst beim Ausscheiden des Arbeitnehmers vorsieht. Wird der Arbeitnehmer wieder gesund kann er die „angesparten“ Tage als Urlaub nehmen. Es tritt dann wieder die „reguläre“ Verfallklausel zum Jahresende bzw. zum März des darauffolgenden Jahres ein. Endet das Arbeitsverhältnis bevor der Arbeitnehmer wieder gesund wird, ist der Urlaub abzugelten.

Offen oder zumindest noch nicht endgültig geklärt ist, wie lange dieses „ansammeln“ der Urlaubstage möglich ist. Aufgrund eines EuGH-Urteils im November 2011, wurde im Januar 2012 beim LAG Hamm dieses Ansparen von Urlaubstagen für einen Zeitraum von maximal 15 Monaten beschränkt. Das bedeutet, falls ein Mitarbeiter nach zweijähriger Krankheit aus dem Unternehmen ausscheidet, ist nur der gesetzliche Mindesturlaub für den Zeitraum von 15 Monaten abzugelten. Allerdings bleibt abzuwarten, ob sich auch andere Gerichte dieser Auffassung anschließen.

Sie haben Fragen zur Berechnung der Urlaubstage bzw. zur buchhalterischen Berechnung der Urlaubsabgeltung? Dann zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren.