Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung gemäß Umsatzsteuergesetz

Ein Unternehmen, das Waren verkauft oder Dienstleistungen erbringt, stellt Rechnungen aus, um das Entgelt für diese erbrachten Lieferungen oder Leistungen von seinen Kunden zu fordern. Sind die Kunden zum Vorsteuerabzug berechtigte Unternehmer, können sie die in der Rechung ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen.
Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist jedoch, dass die Rechnung alle Angaben enthält, die das Umsatzsteuergesetz (gem. § 4 Nr. 4 UStG) für ordnungsgemäße Rechnungen vorschreibt.

Im Einzelnen müssen auf der Rechnung dementsprechend folgende Angaben gemacht werden:

• Der vollständige Name und die vollständige Anschrift des Unternehmers, der die Lieferung oder Leistung erbringt.
• Der vollständige Name und die vollständige Anschrift des Kunden.
• Die Steuernummer des Unternehmers, der die Lieferung oder Leistung erbringt oder dessen Umsatzsteueridentifikationsnummer (diese wird vom Bundesamt für Finanzen Unternehmern erteilt, die innerhalb der EU grenzüberschreitende Lieferungen oder sonstige Leistungen erbringen).
• Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde.
• Die Rechnungsnummer: Dabei müssen Rechnungsnummern fortlaufend, d.h. lückenlos vergeben werden und jede Nummer nur einmal, so dass jede Rechnung anhand der Nummer eindeutig zu identifizieren ist.
• Die Menge und die Art der gelieferten Waren beziehungsweise der Umfang und die Art der sonstigen Leistung; dabei sind handelsübliche Bezeichnungen zu verwenden.
• Zeitpunkt der Lieferung oder der Erbringung der sonstigen Leistung. Wird das Entgelt zu einem anderen Zeitpunkt vereinnahmt als dem der Lieferung oder Leistungserbringung, ist auch der Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts anzugeben.
• Das Entgelt für die erbrachte Lieferung oder Leistung, das gegebenenfalls nach verschiedenen Steuersätzen aufgeschlüsselt werden muss.
• Der Hinweis auf die jeweilige Steuerbefreiung, wenn eine steuerbefreite Lieferung oder Leistung ausgeführt wird.
• Entgeltminderungen, die im Vorhinein vereinbart wurden, wenn sie nicht bei der Berechnung des Entgelts berücksichtigt wurden, wie zum Beispiel Skonto.
• Der Steuersatz, der anzusetzen ist und der Steuerbetrag, der sich aus der Anwendung des Steuersatzes auf das Entgelt ergibt.

Darüber hinaus ist bei Werklieferungen oder sonstigen Leistungen in Zusammenhang mit einem Grundstück zu beachten, dass ein Hinweis über die Aufbewahrungspflicht von 2 Jahren auf der Rechnung gemacht werden muss.

Übrigens gelten diese Vorschriften über die Pflichtangaben auf Rechnungen genauso für Gutschriften, die der Leistungsempfänger über empfangene Lieferungen oder Leistungen ausstellt.