Fortbildungskosten – so entgehen Sie Fallstricken

Lebenslanges Lernen ist heute in vielen Branchen und Berufen unumgänglich. Das Interesse an ständiger Weiterbildung liegt jedoch nicht nur auf der Seite des Arbeitnehmers, der sich dadurch in der Regel größere Karrierechancen erhofft, sondern auch auf der Seite der Arbeitgeber. Gut ausgebildetes Personal ist eine wichtige Grundlage für die wettbewerbsfähige Unternehmensführung.

Diesen Grundsatz hat mittlerweile auch der Fiskus eingesehen. Die seit 2008 geltende strikte Regelung zur Übernahme der Fortbildungskosten durch den Arbeitgeber wurde nun gelockert. Der Arbeitgeber hat jetzt auch die Möglichkeit – in bestimmten Fällen – die Kosten ganz oder teilweise zu ersetzen, selbst wenn der Arbeitnehmer der Rechnungsempfänger ist. Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, die Fortbildungskosten zu übernehmen.

Arbeitgeber ist Rechnungsempfänger

Der Gesetzgeber schreibt als Grundvoraussetzung für die Übernahme der Fortbildungskosten vor, dass die Veranstaltung im „ganz überwiegenden betrieblichen Interesse“ durchgeführt wird. Wird die Rechnung an den Arbeitgeber ausgestellt, erübrigt sich diesbezüglich eine nähere Betrachtung. Kein Betrieb würde Weiterbildungskosten übernehmen, wenn kein betriebliches Interesse vorliegen würde. Da der Arbeitnehmer keine Rechnung erhält, kann er die Kosten auch nicht als Werbungskosten geltend machen. Es fließt kein Arbeitslohn, lediglich betrieblicher Aufwand. Der Arbeitgeber kann die Fortbildungskosten also wie übliche betriebliche Kosten behandeln, und müssen somit nicht im Lohnkonto oder in der Lohnbuchhaltung vermerkt werden.

Arbeitnehmer ist Rechnungsempfänger

Ist der Arbeitnehmer der Rechnungsempfänger wird nicht von einem überwiegenden betrieblichen Interesse ausgegangen. Erstattet der Arbeitgeber die Lehrgangskosten ganz oder teilweise, liegt im Allgemeinen ein Arbeitslohn vor, so dass die Kosten steuer- und beitragspflichtig abzurechnen sind.

Um die Kosten steuer- und beitragsfrei erstatten zu können, muss das „überwiegende betriebliche Interesse“ nachgewiesen werden. Voraussetzungen dafür sind:

• die Vereinbarung zur Übernahme der Kosten muss vor der Weiterbildung getroffen werden,
• die Kosten, die der Arbeitgeber übernimmt, müssen auf der Originalrechnung vermerkt werden. Eine Kopie hat der Arbeitgeber zu den Lohnunterlagen zu nehmen. Der Arbeitnehmer kann natürlich nur den Betrag als Werbungskosten geltend machen, die er nicht steuerfrei vom Arbeitgeber ersetzt bekommt.

Ein wichtiges Indiz für ein betriebliches Interesse ist übrigens, wenn der Arbeitgeber die Zeit, in der sich der Arbeitnehmer in der Fortbildung befindet, als Arbeitszeit ansieht. Dies ist allerdings keine Voraussetzung. Weiterhin ist es notwendig, dass ein Zusammenhang zwischen der Tätigkeit des Arbeitnehmers und der Fortbildung gesehen wird.

Welche Kosten können erstattet werden

Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer neben den eigentlichen Kursgebühren auch Nebenkosten steuerfrei ersetzen. Dazu zählen die Fahrtkosten, die Verpflegungsmehraufwendungen sowie die Übernachtungskosten.

Die Fahrtkosten können, wie bei Reisekosten, mit 0,30 € für jeden mit dem eigenen PKW gefahrenen km erstattet werden. Fahren mehrere Kollegen zusammen auf eine Veranstaltung, kann nur der Arbeitnehmer die Fahrtkosten erstattet bekommen, der tatsächlich mit dem eigenen PKW gefahren ist. Diese Behandlung der Fahrtkosten darf nicht verwechselt werden mit den üblichen Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstellen. Bei den Reisekosten handelt es sich um eine reine Kostenerstattung.

Weiterhin darf der Arbeitgeber die Pauschalbeträge für die Verpflegungsmehraufwendungen steuerfrei erstatten, vorausgesetzt, es handelt sich um eine Auswärtstätigkeit und der Arbeitnehmer ist entsprechend lange abwesend. Die pauschalen Sätze liegen bei 6 €, sofern der Arbeitnehmer mindestens 8 Stunden abwesend ist, bei 12 €, sofern die Abwesenheit mindestens 14 Stunden beträgt und bei 24 €, bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden. Darüber hinaus kann der Arbeitgeber Kosten für die Mahlzeiten pauschal versteuert im Rahmen eines Sachbezuges erstatten. Die genauen Sätze können der Sachbezugstabelle entnommen werden.

Übernachtungskosten können vom Arbeitgeber in voller Höhe unter Vorlage eines entsprechenden Beleges erstattet werden. Wie bei den Reisekosten, ist auch hier zu beachten, dass eventuelle Kosten für ein Frühstück, falls sie in den Übernachtungskosten enthalten sind, nur pauschal versteuert erstattet werden dürfen.

Darüber hinaus können Kosten für Büromaterial, Kopierkosten, Lehrbücher etc. steuerfrei erstattet werden. Wie in steuerlichen Angelegenheiten üblich, tragen die Nebenkosten das Schicksal der Hauptkosten – was bedeutet, nur wenn die Fortbildung im „überwiegend betrieblichen Interesse“ liegt, sind auch die Nebenkosten als solche zu behandeln.