SEPA – ab Februar 2014 Pflicht

„SEPA-Überweisung“ – wohl jeder hat dieses Wort schon gehört und weiß vielleicht mehr oder weniger, etwas damit anzufangen. Tatsächlich kann sich keiner – weder Unternehmen noch Privatleute – dieser Umstellung im bargeldlosen Zahlungsverkehr entziehen, denn Unternehmen sind ab Februar 2014 verpflichtet, ihren Zahlungsverkehr im SEPA-Format abzuwickeln. Verbrauchern wurde eine „Gnadenfrist“ bis Februar 2016 gewährt.

SEPA – IBAN – BIC – was ist das?

SEPA – diese vier Buchstaben bedeuten „Single Euro-Payment-Area“, zu Deutsch „einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum“. Dabei handelt es sich um ein in allen EU-Ländern, sowie Norwegen, Liechtenstein, Schweiz, Monaco und Island gültiges Verfahren, womit Überweisungen und Lastschriften durchgeführt werden.
Vor der Einführung dieser Standards waren Auslandszahlungen sehr aufwändig und kaum elektronisch durchführbar. In jedem Land war der Aufbau der Kontonummern oder Bankbezeichnungen anders, so dass es fast nicht möglich war, einen schnellen und günstigen elektronischen Weg zu finden. Da die Zahlungen mit der Euro-Einführung immer sprunghafter zunahmen, war es notwendig, hier einen einheitlichen Weg zu finden, um EU-Zahlungen ähnlich einfach wie Inlandszahlungen durchführen zu können. Kosten und Laufzeit der Zahlungen wurden damit erheblich reduziert.

IBAN – steht für „International Bank Account Number“, übersetzt „Internationale Bankkontonummer“. In Deutschland gibt man die Bankverbindung getrennt in Bankleitzahl und in Kontonummer an. Diese Unterscheidung gibt es nicht in allen Ländern. Oft besteht die Bankverbindung nur aus der Bankbezeichnung und der Bankverbindung in Form einer Nummer. Diese Form wurde bei der IBAN angewendet. Die IBAN besteht aus bis zu 34 Nummern. Sie beinhaltet einen zweistelligen Ländercode, zwei Prüfziffern, sowie bis zu 30 Stellen, die die genaue Kontonummer und Bank identifizieren. Die deutsche Bankverbindung wird als IBAN 22-stellig angegeben und beinhaltet die jetzige Kontonummer sowie die Bankverbindung.

BIC – bedeutet „Bank Identifier Code“, was so viel heißt wie „Bank Identifizierungs-Code“, häufig auch als SWIFT-Code bekannt. Dieser Code wurde bereits in den 70er Jahren eingeführt und war eine erste Vereinheitlichung im internationalen Zahlungsverkehr. Der BIC-Code gilt weltweit, wobei jeder Bank ein Code zugeordnet ist. Bei dem Code handelt es sich um acht bzw. elf Buchstaben, die neben dem Ländercode auch einen Code für die Bank, den Ort und ggf. eine Filiale enthält. Somit kann jedes Geldinstitut genau identifiziert werden. Für SEPA-Zahlungen soll dieser BIC in einem zweiten Schritt nicht mehr notwendig sein. Für Zahlungen außerhalb des SEPA-Bereichs spielt der BIC auch darüber hinaus eine wichtige Rolle.

SEPA-Lastschriftmandat

Eine Besonderheit im internationalen Zahlungsverkehr nehmen die Lastschriften ein. Viele Länder kennen diese Form der Zahlung nicht, daher wurden zusätzliche Sicherheitskriterien eingeführt – die Gläubigeridentifikation. Dabei handelt sich um eine Nummer, die mit jeder Lastschrift ausgewiesen wird. Anhand dieser Nummer kann jedes Unternehmen, das die Lastschrift generiert hat, eindeutig identifiziert werden. In Deutschland wird die Gläubiger-Identifikationsnummer über die Deutsche Bundesbank erteilt. Jedes Unternehmen muss dort einen entsprechenden Antrag stellen und erhält dann die Nummer zugeteilt.

Für die Erteilung der Einzugsermächtigung muss ein Lastschriftmandant generiert werden. Dabei handelt es sich um ein Formblatt, dass die Gläubiger-ID enthält und entweder generell für die Geschäftsbeziehung ausgestellt wird oder nur auf bestimmte Rechnungen begrenzt ist. Der Kunde muss diese natürlich unterschreiben.

Was bedeutet das für den Zahlungsverkehr im Unternehmen

Ab Februar 2014 stellen die Banken die Möglichkeit ein, Inlandszahlungen, wie wir sie heute kennen, durchzuführen. Die meisten Unternehmen erstellen Ihren Zahlungen elektronisch, wobei in der Regel eine Datei von der im Betrieb eingesetzten Software erstellt wird – eine sogenannte DTAUS-Datei. Diese Dateiform wird nun abgesetzt und durch die Dateiform DTAZV ersetzt. Wer die Zahlungen einzeln auf der Online-Plattform der Bank erfasst, kann heute auswählen, ob er die Daten auf herkömmliche Weise ausfüllen oder eine SEPA-Überweisung erstellen will – dies wird für Unternehmen ab 2014 nicht mehr möglich sein.

Die meisten ERP-Systeme oder Lohn- bzw. Rechnungswesen-Software ermöglichen es bereits, SEPA-Zahlungen zu erstellen. Wer sich nicht sicher ist, ob die eingesetzte Software dies bereits anbietet, sollte hier schnellstens sich erkundigen und sich um mögliche Updates oder Erweiterung bemühen.

Was ist nun zu tun?

Zum einen hat jedes Unternehmen bereits seit 2010 die Verpflichtung, neben der herkömmlichen Bankverbindung auch IBAN und BIC anzugeben. Wer das noch nicht realisiert hat, sollte schnellstens das Rechnungsformular oder den Briefkopf entsprechend ergänzen.

Als nächstes sollten die gespeicherten Bankverbindungen von Geschäftspartner, auf die bei Zahlungen zurückgegriffen wird, ergänzt werden. Manche Programme bieten die Möglichkeit, die IBAN und BIC in den vielen Fällen zu generieren und die Stammdaten entsprechend zu ergänzen. Wer viele Daten zu erfassen hat, sollte sich hier eventuell beim Softwarehersteller erkundigen.

Wer mit Einzugsermächtigungen arbeitet, sollte möglichst bald die Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen, und dann zeitnah die entsprechenden Lastschrift-Mandate zu generieren und einzuholen.

Natürlich kann jeder bis Januar 2014 weiterhin Inlandszahlungen und Inlandslastschriften durchführen. Es ist allerdings dringend anzuraten, dass gerade softwareunterstützte Umstellungen nicht auf den letzten Zeitpunkt zu schieben, um eventuelle Probleme bereits im Vorfeld klären zu können.