Die verantwortlichen Mitarbeiter in den Unternehmen müssen sich mit dem Thema E-Bilanz umgehend vertraut machen. Bereits für die Geschäftsjahre ab 2013 gilt, Finanzämter dürfen keine Bilanzen in Papierform mehr annehmen. Ab 2012 können Unternehmen bereits freiwillig die E-Bilanz in ihre Berichtspflicht mit einbinden. (Mehr Informationen dazu finden Sie hier.)
Die Funktionen der E-Bilanz entsprechen nicht immer konventioneller Software
Buchhalter werden im nächsten Jahr mit einigen Neuerungen konfrontiert. Die konventionelle Software kann zwar weiter genutzt werden, jedoch sollten Unternehmen beachten, dass mit Einführung der E-Bilanz eventuell ein wesentlich umfangreicherer Kontenrahmen genutzt werden muss. Ansonsten kann die E-Bilanz nicht versendet werden. Das bedeutet, dass sofort mit Beginn des neuen Geschäftsjahres auf neue Konten gebucht werden muss. Deshalb sollte man sich schon vor Beginn des neuen Geschäftsjahres, in Zusammenarbeit mit dem Softwareanbieter, mit dem neuen Kontenrahmen auseinandersetzen.
Ein Beispiel anhand der Buchung der Gehälter für kurzfristig und geringfügig Beschäftigte bei Datev. Bisher wurden diese beiden Gehaltsgruppen auf das Konto 4190 (SKR 03) zusammen gebucht. Im Zuge der Einführung der E-Bilanz, sind jetzt dafür 2 Konten notwendig: 4190 für geringfügig und 4195 für kurzfristig Beschäftigte.
Bei Einreichung der elektronischen Bilanz führt ein Programmassistent durch das Prozedere. Gängige Standardkontenrahmen werden vom Programm selbstständig aufgerufen und dadurch die Eingabe erleichtert. Besonders hilfreich ist der Umstand, dass Stammdaten nur einmal eingegeben werden müssen und im Folgejahr übernommen werden können. Wurden alle Einstellungen vorgenommen, erzeugt das Programm automatisch mit den Daten aus der Finanzbuchhaltung den gewünschten Datensatz für das Finanzamt im vorgegebenen XBRL-Format. Das Senden der Daten an das Finanzamt verläuft im Anschluss ähnlich, wie das der Umsatzsteuer-Voranmeldung.
Unternehmen sollten sich bereits im Vorfeld mit der E-Bilanz beschäftigen
Da die E-Bilanz für Unternehmen noch keine Pflicht ist, haben sich bis dato noch nicht viele Unternehmen mit der E-Bilanz beschäftigt, wie eine kürzlich angefertigte Studie* belegt. Selbst wenn die Firmen keine größeren Umstellungen fürchten müssen, sollten dennoch buchhalterische und steuerliche Veränderungen mit dem Steuerberater abgesprochen werden. Auch sollte man, wie oben bereits erwähnt, sich schon jetzt mit den teilweise geänderten Kontenrahmen vertraut machen. Stellt man sich frühzeitig auf die Veränderung ein, kann man die E-Bilanz als Tool zur nachhaltigen Optimierung der eigenen betrieblichen Buchhaltung nutzen.
Die E-Bilanz soll in Zukunft die Grundlage bieten für eine effektive und zeitnahe Außenprüfung der Daten. Die Effizienz wird gesteigert und die Bürokratie abgebaut. Zudem können die Unternehmen Datensätze mehrmals nutzen und genießen dadurch eine enorme Zeitersparnis sowie Rechts- und Planungssicherheit. Das Ministerium empfiehlt den Unternehmen, die Vorteile der E-Bilanz bereits früher zu nutzen. Dadurch können Unternehmen und Finanzämter die Funktionen testen und eine „Generalprobe“ durchführen.
Die E-Government-Strategie trug zur E-Bilanz-Pflicht bei
Die Finanzämter wurden vom Ministerium darauf hingewiesen, speziell auf die Bedürfnisse von kleinen und mittleren Unternehmen einzugehen und diese bei der Erstellung und Einreichung der E-Bilanz zu unterstützen. Nach anfänglicher Planung war die Einführung der E-Bilanz bereits zu einem früheren Zeitpunkt geplant. Die Umsetzung wurde von der Bundesregierung zunächst verschoben und nun mit der E-Government-Strategie verknüpft.
Fazit
Derzeitig noch heftig in der Kritik und kontrovers stark diskutiert, ab 2013 wird die E-Bilanz kommen. Bereits jetzt sollte man sich mit den neuen Bedingungen vertraut machen. Bisher richtige Buchungssätze könnten dazu führen, dass die E-Bilanz nicht an das Finanzamt versendete werden kann.
Jedoch soll die Einführung auch Vorteile, wie Bürokratieabbau und Zeitersparnis, mit sich bringen.
Bleibt also abzuwarten, wie sich die E-Bilanz in der Praxis nächstes Jahr schlägt. Sicher wird es auch hier noch einige Stellschrauben zum Nachjustieren geben.
* Quelle zur Studie (PDF Datei): http://www.bdo.de/dateien/user_upload/pdf_rtf_presse/pm_2011/BDO_Studie_E_Bilanz_8_8_2011.pdf
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