Jahreswechsel – wichtige Arbeiten, die man nicht vergessen darf

Gerade zum Jahresende stehen in der Lohnbuchhaltung viele wichtige Arbeiten an. Zum einen hat der Arbeitgeber die Pflicht, bestimmte Meldungen nach außen – Krankenkassen, Finanzamt etc. – vorzunehmen, zum anderen müssen die Lohnkonten für interne Einstufungen geprüft und gegebenenfalls für das neue Jahr geändert werden.

Meldungen nach außen

Der Gesetzgeber hat zum Jahreswechsel verschiedene Fristen gesetzt, die der Arbeitgeber einzuhalten hat. Insbesondere in der Sozialversicherung wurden die Termine geändert.

• Für jeden Mitarbeiter, der zum 31.12.2013 beschäftigt ist, hat der Arbeitgeber bis spätestens 15.02.2014 eine Jahresmeldung zu erstellen. Die bis vor kurzem gültige Frist bis 15.04.des Folgejahres, wurde mit Wirkung zum 01.07.2013 geändert. Bei Mitarbeitern, bei denen das Beschäftigungsverhältnis z.B. wegen Krankengeldbezug o.ä. unterbrochen ist, entfällt die Jahresmeldung, da bereits zum Unterbrechungszeitpunkt eine Meldung erstellt wurde.
  Für Fälle, in denen die Märzklausel zum Tragen kommt, gab es in der Vergangenheit durch die späte Abgabe kein Problem mit der Entgeltmeldung. Durch die neue Fristsetzung muss das Entgelt mit dem Meldegrund 54 (einmaliges Entgelt) gemeldet werden.
• Bis zum 28.02.2014 ist spätestens die Lohnsteuerbescheinigung für jeden Mitarbeiter, der zum 31.12.2013 beschäftigt ist, an das Finanzamt zu senden. Die Meldung enthält alle steuerlich relevanten Daten, die das Arbeitsverhältnis betreffen.
• Die Jahresmeldungen an die Berufsgenossenschaften sind ebenfalls in den ersten beiden Monaten des Folgejahres abzugeben. Es ist geplant, diese Jahresmeldung abzuschaffen und durch die Daten, die zusammen mit den Meldungen an die Sozialversicherungsträger übermittelt werden, zu ersetzen. Ein Abgleich der digital gemeldeten Daten und der tatsächlich gemeldeten Jahresbeträge hat jedoch erhebliche Abweichungen ergeben. Durch stärkere Kontrolle der DEÜV-Daten (z.B. Abgleich der BG-Mitgliedsnummer) und die vorgezogene Fristsetzung der Jahresmeldungen, sind weitere Schritte in diese Richtung unternommen worden.
• Bis 31.03.2014 ist außerdem die Meldung bezüglich der Ausgleichsabgabe abzugeben und ein gegebenenfalls fälliger Ausgleichsbetrag zu bezahlen.

Interne Kontrollen

• Zwar entfällt mit dem spätestens im Dezember einzuführende ELStAM die jährlich neu einzufordernde Steuerkarte und die gegebenenfalls manuell zu erfassende Änderung der Steuerklassen, Kinder oder Freibeträge. Trotzdem sollten die Mitarbeiter darauf hingewiesen werden, dass die Freibeträge nun wieder jährlich – wie bis 2010 üblich – neu beantragt werden müssen. Es herrschen hierzu zwar unterschiedliche Meinungen, Anfragen beim Finanzamt haben jedoch ergeben, dass die Freibeträge bzw. Hinzurechnungsbeträge nicht jahresübergreifend übernommen werden.
• Ab 2014 entfallen die Ersatzbescheinigungen mit den Steuermerkmalen der Mitarbeiter. Es muss also nicht mehr „zweigleisig“ – Ersatzbescheinigung und ggf. ELStAM – gearbeitet werden. Trotzdem sind die Bescheinigungen bis mindestens Ende 2014 aufzubewahren.
• Hat sich die Mitarbeiterzahl geändert, muss geprüft werden, ob sich die Umlagepflicht U1 geändert hat. Bei steigender Mitarbeiterzahl entfällt die Versicherung eventuell, oder das Unternehmen wird umlagepflichtig, wenn sich die Mitarbeiter verringert haben.
• Das Jahresende ist auch die Zeit, eventuelle Umlagesätze bzw. Umlagebeiträge neu zu prüfen. Fast alle Krankenkassen bieten unterschiedliche Umlagesätze mit entsprechend unterschiedlichen Umlagebeiträgen an. Ein Wechsel ist immer nur bis zur ersten Beitragsmeldung des neuen Jahres möglich.
• Wie jedes Jahr, werden die Jahresarbeitsentgeltgrenzen auch von 2013 auf 2014 erhöht. Privat versicherte Mitarbeiter, die keine entsprechende Gehaltserhöhung erhalten, könnten durch die Anhebung der Grenze wieder krankenversicherungspflichtig werden. Die Überprüfung ist unbedingt notwendig, da hier ggf. hohe Nachzahlungen die Folge sein könnten.
• Bei privat versicherten Mitarbeitern richtet sich der AG-Zuschuss nach der Beitragsbemessungsgrenze. Auch diese wird jährlich erhöht, so dass die Höhe des AG-Zuschusses neu berechnet und berücksichtigt werden muss.
• Unter Umständen überschreiten Mitarbeiter durch Gehaltserhöhungen die Jahresarbeitsentgeltgrenze. Die Drei-Jahres-Frist, die in der Vergangenheit notwendig war, um in die private Versicherung zu wechseln, wurde 2010 mit Wirkung zum 01.01.2011 vom Gesetzgeber beschlossen.
• Zum Jahresende sollten unbedingt die Jahresverdienste der Minijobber geprüft werden. Die Minijobzentrale hat in den letzten Jahren leichte Schwankungen im Verdienst immer mehr gelockert. Trotzdem darf – ausgenommen von unvorhersehbaren Krankheitsvertretungen – das Jahresarbeitsentgelt nicht die Grenze von 5400 € überschreiten. Zwar rechnet die Minijob-Zentrale nicht nach Kalenderjahren (Januar bis Dezember), sondern nach den tatsächlichen Arbeitsjahren (z.B. Mai bis April) trotzdem ist gerade zum Jahresende ein wichtiger Zeitpunkt, die aktuellen Arbeitsverhältnisse zu prüfen.
• Arbeitnehmer, die nach der Gleitzonenregelung abgerechnet werden, müssen, ebenso wie die Minijobber, regelmäßig geprüft werden. Liegt das „regelmäßige Arbeitsentgelt“ über 850 €, darf auch für die Monate, bei denen der Verdienst unter 850 € liegt, die Gleitzonenregelung nicht angewendet werden.
• Ein wichtiger Punkt zum Jahresende ist auch die Abstimmung der Urlaubskonten. Je nach betrieblicher Verfahrensweise, verfallen nicht genommene Urlaubstage. Ein Recht darauf, dass die Urlaubstage bis März „mitgenommen“ werden können, besteht entgegen der häufig verbreiteten Meinung nur, wenn der Urlaub nicht genommen werden konnte! Für die neue Berechnung des Urlaubsanspruchs ist zu prüfen, ob sich ggf. die Arbeitszeit und somit auch der Urlaubsanspruch des Mitarbeiters geändert hat.
• Wer Lohnpfändungen vorliegen hat, sollte regelmäßig die unterhaltsberechtigten Personen prüfen, da sich dadurch die Freigrenzen verändern. Auch hier ist der Jahreswechsel ein guter Zeitpunkt.