Kurzfristig Beschäftigte – darauf sollten Sie achten

Kurzfristig Beschäftigte werden laut §8 SGB IV unter dem Oberbegriff der „geringfügigen Beschäftigung“ geführt. Wobei man hier unterscheidet zwischen der sogenannten „geringfügig entlohnten Beschäftigung“ – also dem typischen Minijob mit der 400 €-Grenze – und der kurzfristigen Beschäftigung. Beide Beschäftigungsformen müssen bei der Minijob-Zentrale gemeldet werden. Ansonsten werden sie aber komplett unterschiedlich behandelt. Wie, erfahren Sie hier.

Zudem sind die Kriterien für die sozialversicherungsrechtliche und die steuerliche Behandlung in Grenzfällen unterschiedlichen, so dass die beiden Bereiche getrennt voneinander betrachtet werden müssen.

Sozialversicherungsrechtliche Beurteilung

Eine kurzfristige Beschäftigung wird sozialversicherungsfrei abgerechnet, wenn sie folgende Kriterien erfüllt:

• die Beschäftigung darf 2 Monate oder 50 Arbeitstage nicht überschreiten und
• die Arbeit darf nicht berufsmäßig ausgeübt werden.

Zu beachten ist, dass bei der Beschäftigungsdauer auch andere kurzfristige Beschäftigungen im Kalenderjahr zusammengezählt werden, selbst wenn sich diese auf einen anderen Arbeitgeber beziehen. Außerdem ergibt sich, wie bei allen gesetzlichen Bestimmungen, die Frage der Definition und der genauen Abgrenzung der Vorschriften.

Von einem Monatszeitraum geht man aus, wenn der Arbeitnehmer mindestens fünf Tage die Woche arbeitet. Erstreckt sich die Beschäftigung dagegen nur auf z.B. drei Tage pro Woche, so werden die Arbeitstage gezählt. Zulässig sind auch sogenannte Rahmenarbeitsverträge, die auf einen gewissen Zeitraum, zum Beispiel 12 Monate, abgeschlossen wurden, und in denen bereits vereinbart wurde, dass sich die Beschäftigung nur über 50 Arbeitstage erstreckt. Wird ein solcher Arbeitsvertrag allerdings verlängert, so geht man nicht mehr von einer kurzfristigen, sondern von einer dauerhaften Beschäftigung aus, so dass die Abrechnung sozialversicherungspflichtig erfolgen muss. Als Arbeitgeber sollte man sich unbedingt eine schriftliche Erklärung vom Arbeitnehmer geben lassen, ob und wie lange bereits eine kurzfristige Beschäftigung bei einem anderen Arbeitgeber im Kalenderjahr bestanden hat. Nur so kann man sicher sein, dass sozialversicherungsrechtlich richtig abgerechnet wird. Geringfügige Beschäftigungen – Meldungen mit Personengruppe 109 – werden hier nicht mitgezählt. Es zählen lediglich Beschäftigungen mit dem Personengruppenschlüssel 110.

Bei der Frage der Berufsmäßigkeit gibt es allerdings keinen so konkreten Grenzwert. Die Rechtsprechung geht davon aus, dass eine Berufsmäßigkeit vorliegt, wenn aus der Beschäftigung der Lebensunterhalt bestritten wird, oder der Verdienst keine untergeordnete Rolle spielt. In der Regel gibt es bei Schülern, Studenten, Rentnern oder Hausfrauen, die aushilfsweise arbeiten, keine Probleme, diese Frage zu verneinen. Bei diesen Personengruppen wird davon ausgegangen, dass keine Berufsmäßigkeit vorliegt. Dagegen ist bei Arbeitslosen – egal ob sie Leistung beziehen oder nicht -, Sozialhilfeempfängern oder bei Beschäftigungen während der Elternzeit, unbezahltem Urlaub oder zwischen Schule und Ausbildung, durchaus von einer Berufsmäßigkeit auszugehen. Die Abgrenzung kann im Einzelfall schwierig sein, da die persönliche Gesamtsituation des Arbeitnehmers betrachtet werden muss, die wiederum ein Arbeitgeber gar nicht kennt. Zur Sicherheit sollte der Arbeitgeber also, neben eventueller anderer Beschäftigungen, den derzeitigen Status – Student, Arbeitslosengeldempfänger, Rentner etc. – abfragen, um die Einschätzung bei einer Prüfung nachvollziehen und begründen zu können.

Beispiel:
Ein Arbeitnehmer arbeitet befristet für 4 Wochen bei einem Arbeitgeber 5 Tage die Woche jeweils 2,5 Stunden, einem Stundensatz von 10 € und gibt an, Arbeitslosengeld zu beziehen. Diese Beschäftigung ist sozialversicherpflichtig abzurechnen. Zwar wird mit einer Beschäftigungsdauer von 4 Wochen die vorgegebene Grenze nicht erreicht, jedoch wird eine Berufsmäßigkeit angenommen, da der Arbeitnehmer seinen Lebensunterhalt mit dem Arbeitslosengeld und dieser Beschäftigung bestreitet. Auch eine geringfügige Beschäftigung kommt nicht in Frage, da der Verdienst bei 500 € liegen wird. ( 4 Wochen x 5 Tage x 2,5 h x 10 €/h = 500 € )

Wäre der Arbeitnehmer ein Schüler, so könnte der Verdienst ohne Sozialversicherungsabzüge abgerechnet werden.

Lohnsteuerliche Behandlung

Der Verdienst aus einer kurzfristigen Beschäftigung unterliegt der Lohnsteuer. Legt der Arbeitnehmer eine Lohnsteuerkarte vor, so wird der Bruttoverdienst mit den individuellen Lohnsteuermerkmalen versteuert. Liegt eine Steuerkarte vor, wird hinsichtlich der Lohnsteuer eine kurzfristige Beschäftigung nicht anders behandelt als eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung.

Liegt keine Lohnsteuerkarte vor, muss entweder mit der Steuerklasse 6 abgerechnet werden, oder der Verdienst kann pauschal mit 25% versteuert werden. Dafür dürfen allerdings die folgenden Grenzwerte laut §40 a Abs. 1 EStG nicht überschritten werden:

• während der Beschäftigung darf der durchschnittliche Arbeitslohn pro Tag 62 € nicht überschreiten und
• die Beschäftigungsdauer darf nicht länger als 18 zusammenhängende Arbeitstage sein.

Auch hier muss natürlich genauer betrachtet werden, was damit gemeint ist. Bei dem Arbeitslohn wird im Gesetz ausdrücklich auf durchschnittlich verwiesen. Das bedeutet, dass bei unregelmäßigen Arbeitszeiten, durchaus der Verdienst in einigen Tagen höher sein kann, wenn dies an anderen Arbeitstagen wieder entsprechend ausgeglichen wird. Eine Überschreitung des Durchschnitts ist nur zulässig, wenn eine „ … Beschäftigung zu einem unvorhersehbaren Zeitpunkt sofort erforderlich ist … “. Hier sind die Gründe allerdings sehr gering. Urlaubsvertretung oder erhöhte Auftragslage zählt nicht, da dies planbar ist. Eine Krankheitsvertretung allerdings kann als unvorhersehbares Ereignis anerkannt werden.

Die Grenze der Arbeitstage weicht hier von den 50 Arbeitstagen im Sozialversicherungsrecht ab. Auch erfolgt keine Summierung dieser Arbeitstage bei verschiedenen Beschäftigungen oder Arbeitgebern. Dies mag im ersten Moment verwirren. Aber gerade im Hinblick darauf ist es ratsam, die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung unabhängig nach der steuerlichen Beurteilung durchzuführen. Es kann also durchaus sein, dass eine Beschäftigung nach dem Sozialversicherungsrecht als kurzfristig einzustufen ist, und daher keine Beiträge abgeführt werden, aber nach den steuerlichen Gesichtspunkten, keine kurzfristige Beschäftigung vorliegt, und somit keine Pauschalierung der Lohnsteuer vorliegt. In dem Fall muss auf die Vorlage der Lohnsteuerkarte bestanden werden, oder mit der Steuerklasse 6 abgerechnet werden.