Rabattfreibetrag

Häufig kommt es vor, dass Arbeitnehmer bei Arbeitgebern Ware beziehen können, und dafür Rabatte erhalten – sogenannte Belegschaftsrabatte. Wie immer, sieht der Gesetzgeber auch hier, dass jede Form von Vergünstigung als geldwerter Vorteil – und somit als Einkommen zu bewerten ist.

Demzufolge sind Nachlässe und Rabatte als Sachbezug sowohl steuer- als auch sozialversicherungspflichtig. Allerdings wurde für solche Rabatte ein Freibetrag von 1080 € jährlich im §8 Abs. 3 EStG festgelegt. In Verbindung mit anderen Sachbezügen und bei der Ermittlung des Wertes ist jedoch einiges zu beachten.

Waren und Dienstleistungen des Arbeitgebers

Das Einkommensteuergesetz gewährt den Freibetrag nur für die Waren und Dienstleistungen, die der Arbeitgeber „… nicht überwiegend für den Bedarf des Arbeitnehmers herstellt, vertreibt ..“ Damit sind solche Waren gemeint, mit denen der Arbeitgeber Handel betreibt oder selbst für den Verkauf an Dritte produziert. Das Beispiel einer Betriebskantine, in der Essen für die Arbeitnehmer hergestellt wird, spielt beim Rabattfreibetrag also keine Rolle. Vielmehr ist damit gemeint, dass der Arbeitnehmer die Ware des Arbeitgebers verbilligt einkaufen kann, wie etwa bei Einzelhandelsketten etc. üblich. Erhalten die Arbeitnehmer zum Beispiel eine Rabatt von 5% auf alle Waren, so ist dieser Rabatt ein geldwerter Vorteil, der bis zum Freibetrag von 1080 € steuer- und sozialversicherungsfrei bleibt.

Bewertung des Sachbezuges

Ist geklärt, dass es sich um Waren handelt, auf die der Rabattfreibetrag angewendet werden kann, muss der eigentliche Wert der Ware ermittelt werden. Laut Gesetz ist der Wert anzusetzen, der einem „…fremden Letztverbraucher im allgemeinen Geschäftsverkehr…“ angeboten wird. Das bedeutet, ist der Arbeitgeber ein Großhändler, und verkauft daher seine Ware nicht an Endverbraucher im Einzelhandel, so darf nicht der Wert der Ware angesetzt werden, den er von seinen Kunden erhält, sondern muss prüfen, zu welchem Preis die Ware im Einzelhandel angeboten wird. Da es auch hier Schwankungen hinsichtlich Preise und Nachlässe gibt, wurde noch eine Minderung des Wertes um 4% im Gesetz berücksichtigt.

Erhält zum Beispiel der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber – einem Großhändler – verbilligt Baumaterial für 500 €, so muss ermittelt werden, wie hoch der Wert im regulären Einzelhandel ist. Wurde ein Wert für die Ware auf 1500 € festgestellt, ist dieser Wert um 4% zu mindern, so dass ein Warenwert von 1440 € anzusetzen ist. Die vom Arbeitnehmer bezahlten 500 € sind abzuziehen, wodurch sich ein geldwerter Vorteil von 940 € ergibt. Da der Freibetrag von 1080 € nicht überschritten wird, bleibt der gesamte Sachbezug steuer- und sozialversicherungsfrei.

Pauschale Versteuerung der Sachbezüge

Laut §40 EStG können bestimmte Sachbezüge pauschal versteuert werden. Das Gesetz sieht vor, dass diese Sachbezüge, sofern der Arbeitgeber die pauschale Versteuerung wählt, nicht dem Rabattfreibetrag unterliegen. Erhält zum Beispiel ein Mitarbeiter eines Imbisses regelmäßig sein Mittagessen im Betrieb, so gibt es zwei Möglichkeiten, dies abzurechnen:

a) die Mahlzeit wird mit den amtlichen Sachbezugswerten (Mittagessen 86 € monatlich bzw. 2,87 € täglich ) mit 25% pauschal versteuert, so dass der komplette Rabattfreibetrag von 1080 € für andere Einkäufe zur Verfügung steht, oder

b) der Wert der Mahlzeit ist zu ermitteln: Wert an Endverbraucher – 4%. Dieser Wert ist für jeden Tag anzusetzen, und so lange steuerfrei, bis der Freibetrag von 1080 € ausgeschöpft ist
Beispiel: Essen 5 € – 4% Nachlass = 4,80 € pro Mahlzeit, Freibetrag 1080 € : 4,80 € = 225
Das bedeutet, der Arbeitnehmer kann 225 Essen im Jahr erhalten, ohne den geldwerten Vorteil als Sachbezug versteuern zu müssen.

Anwendung der pauschalen oder amtliche Sachbezugswerte

Handelt es sich eindeutig um Waren und Dienstleistungen des Arbeitgebers, wie oben beschrieben, und wird für die Sachbezüge nicht die pauschale Versteuerung angesetzt, so dürfen die amtlichen oder pauschalen Sachbezugswerte nicht angesetzt werden. Es besteht diesbezüglich kein Wahlrecht, auch wenn die Bewertung der Sachbezüge wesentlich höher oder niedriger ausfallen würden.

Gerade wenn sich die Sachbezüge auf Unterkunft, Verpflegung, KFZ-Überlassung oder Fahrtkosten beziehen, und der Arbeitgeber in diesem Zusammenhang selbst als Hersteller oder Händler auftritt, ist die Sachlage genau zu prüfen, um spätere unangenehme Nachzahlungen zu vermeiden.