Die Cloud liegt im Trend. Gerade kleine Unternehmen nutzen Software verstärkt über das Internet. Größter Vorteil ist dabei die Flexibilität, jederzeit und überall auf benötigte Daten und Anwendungen zugreifen zu können. Inzwischen wird sogar Buchhaltungssoftware in der Cloud bereitgestellt. Doch wie professionell sind derartige Programme? Wir von Buchhalterprofi.de haben uns die Online-Buchhaltungssoftware des Cloud-Anbieters Scopevisio genauer angeschaut.
Der Hersteller bietet seine Buchhaltungssoftware in zwei Editionen an – zum einen in einer Smart Variante für Selbstständige und Freiberufler, die eine Einnahmenüberschussrechnung erstellen, zum anderen in einer Business Version, die für bilanzierungspflichtige Unternehmen geeignet ist. Wir haben unser Augenmerk auf die Business Edition gelegt, die sich an den professionellen Buchhalter richtet. Scopevisio bietet auch die Kombination von Cloud-Software und Buchhaltungs-Dienstleistung an. Dafür baut Scopevisio derzeit ein Partner-Netzwerk mit Buchhaltern und Steuerberatern auf.
Weil Cloud-Software noch recht neu auf dem Markt ist, wird oftmals moniert, dass diese noch nicht ausgereift und vom Funktionsumfang her eingeschränkt sei. Dies können wir für Scopevisio FINANZEN nicht bestätigen. Der Softwarehersteller bietet mit dem Produkt eine vollwertige Buchhaltungssoftware inklusive Anlagenbuchhaltung an. Dass die Software für eine ordnungsgemäße Buchführung geeignet ist, hat sich der Hersteller auch mit Brief und Siegel von der Unternehmensberatung PwC attestieren lassen (Zertifikate GoB, GDPdU, GoBS).
Was den ersten Eindruck angeht, überraschte uns die aufgeräumte Oberfläche und das moderne Design der Software. Die vom Hersteller versprochene intuitive Benutzerführung können wir jedoch nicht vollends bestätigen. Vielmehr ist die Software nach unserer Ansicht für Laien nur bedingt geeignet. Für den Buchhaltungsprofi bietet sie hingegen viele nützliche Funktionen, die den Arbeitsalltag erleichtern. Einige davon haben wir nachfolgend herausgegriffen.
Digitale Belegverarbeitung
Auch wenn wir in der Buchhaltung wohl nie ganz ohne Papier auskommen werden, geht der Trend eindeutig hin zum papierlosen Büro. Die Buchhaltungssoftware von Scopevisio bietet hier mit ihrer digitalen Belegverarbeitung eine willkommene Unterstützung. So können Belege per Fax oder Mail an die Software geschickt oder in das System hochladen werden. Während des Hochladens durchlaufen die Dokumente eine Texterkennung, bei der Informationen wie zum Beispiel Rechnungsnummer oder Belegdatum direkt ausgelesen werden. Mit selbst erstellten Regeln kann der Erkennungsgrad weiter verfeinert werden. Das spart in der alltäglichen Arbeit Zeit, denn der Buchhalter braucht sich somit nur noch um die Prüfung der digitalisierten Belege und der automatisch erstellten Buchungsvorschläge zu kümmern. In nachfolgendem Screenshot sieht man links den digitalen Beleg und rechts die vom System vorausgefüllte Buchungsmaske. Hier muss man nur noch kurz die Daten checken, um anschließend mit einem Klick zu buchen.
Per Drill-Down zum Beleg
Die Software bietet neben Standardberichten und Auswertungen auch die Möglichkeit, eigene Berichte zu erstellen. Allen Berichten gemeinsam ist die Funktion des sogenannten Drill-Downs. Über diese Funktion gelangt man von der Auswertung durch mehrere Ebenen hindurch bis zum Einzelbeleg. Auf diese Weise kann man von der zusammenfassenden bzw. grafischen Darstellung in den Berichten bis hinunter in kleinste Details „zoomen“. So kann man Unklarheiten direkt und ohne große Sucherei auf den Grund gehen.
Banking
Mit Hilfe der integrierten Banking-Funktion gelangen Bankdaten mit wenigen Klicks direkt in die Software, ohne dass manuell Informationen nachgetragen werden müssten. Sofern man bereits eine entsprechende Software von Bank oder Sparkasse nutzt, können die dort hinterlegten Kontoauszüge im MT940-Format in Scopevisio importiert werden. Alternativ kann man auch direkt mit seiner PIN über eine HBCI-Schnittstelle auf die Kontobewegungen zugreifen. Bewegungen von PayPal Konten können ebenfalls mit wenigen Klicks einfach gelesen werden. Die Zuordnung, zum Beispiel zu den Offenen Posten, läuft dabei weitgehend automatisiert.
Im Scopevisio-Banking können außerdem Zahlungsläufe erstellt oder Lastschrifteinzüge durchgeführt werden. Dabei können im Überweisungslauf auch Erstattungen an Kunden berücksichtigt werden. Bis zur endgültigen Erstellung der Ausgabedatei kann jede Überweisung abgeändert werden. Erst dann werden die offenen Posten ausgeziffert und Skonti verbucht.
Kostenrechnung & Analysetool
Die Scopevisio-Kostenrechnung ermöglicht es, die interne Unternehmensstruktur abzubilden. Dazu werden bis zu zehn verschiedene Kategorien, sogenannte Dimensionen, angelegt, in denen gebuchte Kosten und Erlöse weiter untergliedert werden. So kann einfach festgestellt werden, wie rentabel bestimmte Kostenstellen, Kostenträger, Profitcenter, Geschäftsbereiche, Standorte oder Warensortimente sind. Als sehr nützlich erweist sich, dass die definierten Strukturen flexibel abgeändert werden können. Neue Dimensionskonten oder Gliederungspunkte zum Beispiel können jederzeit in die bestehende Struktur eingefügt, gelöscht oder neu zugeordnet werden.
Fazit
Die Scopevisio Buchhaltungssoftware FINANZEN ist eine der wenigen Cloud-Buchhaltungsprogramme, die es überhaupt auf dem Markt gibt. Die Datenspeicherung in einem deutschen Rechenzentrum sowie die unabhängigen Zertifikate bescheinigen die Sicherheit der Lösung und die Vertrauenswürdigkeit des Anbieters. Was den Funktionsumfang angeht, erfüllt Scopevisio die Anforderungen an eine professionelle Buchhaltung für kleine bis mittlere Unternehmen. Sehr schade finden wir, dass Scopevisio keine App für Smartphones anbietet. Laut Hersteller ist diese allerdings in Planung.
Funktionsüberblick
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