U1 und U2-Umlage – Rückversicherung für den Arbeitgeber

Jeder Arbeitgeber hat die Verpflichtung, bei Krankheit Entgeltfortzahlung für die Dauer von sechs Woche zu tragen, und bei Mutterschaft Zahlungen bei Beschäftigungsverboten oder Mutterschaftszuschüssen zu leisten. Diese Pflichten sind für den Arbeitgeber ein unkalkulierbares Risiko, und somit gerade für kleine Unternehmen eine große Belastung.

Die Krankenkassen bieten daher das sogenannte Umlageverfahren an. Dabei handelt es sich um eine Rückversicherung, die die Arbeitgeber abschließen, und daraus die Aufwendungen für Krankheit und Mutterschaft teilweise oder sogar ganz erstattet bekommen.

Das Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) unterscheidet dabei zwei Umlagen:

• die U1-Umlage, erstattet einen gewissen Prozentsatz der Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und
• die U2-Umlage, erstattet Mutterschaftsaufwendungen in voller Höhe

Die U1-Umlage

Diese Umlage ist für Arbeitgeber vorgesehen, die in der Regel nicht mehr als 30 Arbeitnehmer oder Arbeitnehmerinnen beschäftigen. Eine Wahlmöglichkeit, ob er an dem Umlageverfahren teilnehmen will oder nicht, hat der Arbeitgeber nicht. Die Krankenkassen legen dies jeweils zu Beginn eines Jahres fest. Dies geschieht in der Form, dass jeder Arbeitgeber von den Krankenkassen, bei denen Mitarbeiter gemeldet sind, einen Fragebogen erhält, in dem er die Zahl der Beschäftigten, für jeden Monat des Vorjahres anzugeben hat. Lag an mindestens acht Monaten die Zahl der Mitarbeiter unter 30, legt die Krankenkasse die Umlagepflicht fest, was wiederum für das laufende Jahr bindend ist. Teilzeitbeschäftigte werden übrigens nur nach einem bestimmten Schlüssel gezählt. Arbeitet der Mitarbeiter nicht mehr als 10 h, so wird er mit 0,25 gerechnet, Mitarbeiter, die bis zu 20 h pro Woche arbeiten, sind mit 0,5 zu zählen, und Mitarbeiter, die bis zu 30 h wöchentlich arbeiten, sind mit 0,75 h zu zählen.

Die Höhe der Beiträge für die Umlage legt jede Krankenkasse individuell fest. Auch die Erstattungssätze können von den Krankenkassen selbst festgelegt werden. Das Gesetz sieht zwar eine Erstattung von 80% der geleisteten Lohnfortzahlung zuzüglich der anteiligen Arbeitgeberaufwendung für die Sozialversicherung vor, jedoch haben die Krankenkassen die Möglichkeit laut Satzung eigene Erstattungssätze festzulegen, die allerdings mindestens 40% betragen müssen. In der Praxis hat mittlerweile fast jede Krankenkasse in der Satzung festgelegt, dass in den Erstattungssätzen die Arbeitgeberanteile bereits enthalten sind. Es werden in der Regel zwei bis vier verschiedene Umlagesätze mit jeweils unterschiedlichen Erstattungssätzen angeboten. So bietet zum Beispiel eine Krankenkasse an: 2,7% Umlagesatz bei 80% Erstattung, oder 1,6% bei 60% oder 0,9 % bei 40%. Der Arbeitgeber kann also bei jeder Krankenkasse wählen, welchen Tarif er wünscht. Die Wahl ist wiederum für ein Jahr bindend.

Die Beiträge werden zusammen mit den Sozialversicherungsbeiträgen abgeführt und sind drei Arbeitstage vor Monatsende für den laufenden Monat fällig. Bemessungsgrundlage für die Umlage ist das rentenversicherungspflichtige Entgelt. Eine Ausnahme sind Mitarbeiter, bei denen die Beschäftigung auf unter vier Wochen befristet ist. Da hier der Arbeitgeber wegen der vierwöchigen Wartezeit keine Lohnfortzahlung zu leisten hat, sind auch keine Beträge für diese Mitarbeiter abzuführen.

Der Arbeitgeber erhält die Erstattungen auf Antrag. Der Antrag ist elektronisch zu stellen. Fast jedes Lohnprogramm bietet mittlerweile die elektronische Übertragung an. Wer über kein Lohnprogramm verfügt, kann den Antrag auch über das Programm „SVnet“ stellen, das kostenlos zum Download zur Verfügung steht.

U2-Umlage

Die U2-Umlage ist für alle Arbeitgeber, unabhängig von der Anzahl der Mitarbeiter, bindend. Ausgenommen wurden lediglich anerkannte Wohlfahrtsverbände oder öffentliche Einrichtungen. Mit der Einführung des aktuellen Gesetzes zum 01.01.2006 wurde die Gleichbehandlung von U1 und U2 aufgehoben. Bis zu diesem Zeitpunkt war die U2-Umlage, ebenso wie die U1-Umlage abhängig von der Zahl der Beschäftigten. Mit der U2-Umlage werden Kosten, die dem Arbeitgeber aufgrund einer Schwangerschaft bzw. Mutterschaft einer Mitarbeiterin entstehen, voll erstattet.

Die Höhe des Beitragssatzes kann jede Krankenkasse – wie bei der U1-Umlage – selbst festlegen. Bei der Höhe der Erstattungen hat dagegen der Gesetzgeber den Krankenkassen keinerlei Spielraum gegeben. Sie liegen bei 100 %. Damit soll gewährleistet werden, dass Frauen bei der Bewerberauswahl keinen Nachteil, aufgrund des Risikos einer Schwangerschaft und der damit verbundenen Kosten, haben. Aktuell liegt der Beitragssatz je nach Krankenkasse zwischen 0,1 % und 0,5%.

Die Bemessungsgrundlage für den U2-Beitrag ist ebenfalls das rentenversicherungspflichtige Entgelt. Obwohl als „Risikogruppe“ hier nur Frauen anzusehen sind, ist natürlich auch für das Entgelt der männlichen Beschäftigten der Beitrag abzuführen. Das bedeutet, beschäftigt ein Arbeitgeber ausschließlich männliche Mitarbeiter, hat er ebenso die U2-Umlage aus dem Entgelt abzuführen, obwohl er sicherlich keine Erstattungen aus der Umlageversicherung erhält.

Der Erstattungsantrag ist ebenfalls auf elektronischem Weg zu stellen. Übrigens, dürfen Erstattungen aus dem laufenden Monat nicht mehr mit den Beiträgen des gleichen Monats verrechnet werden, sondern erst mit dem folgenden. Wer es trotzdem versucht, riskiert Säumniszuschläge.