Reisekosten ins Ausland

Reisekosten ins Ausland können, ebenso wie die Kosten für die Reisen im Inland, nur zu bestimmten Bedingungen und bis zu einer maximalen Höhe dem Arbeitnehmer steuerfrei erstattet werden. Bis vor einigen Jahren war es möglich, insbesondere bei Auslandsreisen, die tatsächlich angefallenen Kosten für die Verpflegung zu erstatten. Dies ist nun nicht mehr der Fall.

Höhe der Pauschalen bei Auslandsreisen

Das Bundesministerium für Finanzen veröffentlicht regelmäßig die Sätze, die für die einzelnen Länder anwendbar sind. Das letzte BMF-Schreiben (PDF) gilt für die Erstattung der Ausgaben ab 01.01.2012 und enthält neben den gestaffelten Pauschalen für die Verpflegungsmehraufwendungen auch die Pauschalen für die Übernachtungen. Bei den Übernachtungen besteht die Wahl zwischen der Erstattung der tatsächlich angefallenen Kosten oder der entsprechenden Pauschalen. Werden die tatsächlichen Kosten angesetzt, muss die Rechnung gegebenenfalls um das enthaltene Frühstück gekürzt werden – analog zur Regelung bei Inlandsreisen. Ist im Rechnungspreis kein Frühstück enthalten, und ist dies aus dem Beleg nicht eindeutig ersichtlich, erkennen die meisten Finanzämter einen handschriftlichen Vermerk des Arbeitnehmers an, dass es sich ausschließlich um Kosten der Übernachtung handelt. Die Kürzung muss dann nicht vorgenommen werden. Dieses Entgegenkommen gilt allerdings nur für Auslandsübernachtungen!

Beispiel:
Ein Arbeitnehmer besucht ein Seminar in Österreich. Er fährt am Montag gegen 12.00 Uhr von seiner Arbeitsstelle los, und trifft im Laufe des Tages in Wien ein. Er besucht vereinbarungsgemäß die Seminare und fährt am Freitag früh zurück, so dass er gegen 13.00 Uhr wieder auf dem Firmengelände ankommt.

Welches Land bezüglich der Pauschale gilt, ist im betreffenden BMF-Schreiben festgelegt. Es wird jeweils das Land angesetzt, das vor 24.00 Uhr Ortszeit erreicht wird. Demnach wird bereits der erste Tag mit den Pauschalen für Österreich – hier speziell für Wien – angesetzt, obwohl der Arbeitnehmer noch einen Großteil des Tages in Deutschland verbrachte. Für die Rückreise wird im BMF-Schreiben darauf hingewiesen, dass der letzte Tätigkeitsort im Ausland maßgebend war. Auch hier gilt dann der Pauschale Satz für Wien.

Demnach können für Montag 12 € (12 h Abwesenheit), für Dienstag bis Donnerstag jeweils 36 € (24 h Abwesenheit) und für Freitag 12 € ( 13 h Abwesenheit) steuerfrei ersetzt werden. Die vier Übernachtungen können alternativ mit jeweils 93 € oder anhand der Belege in Höhe der tatsächlichen Kosten erstattet werden.

Übrigens, falls der Arbeitnehmer während einer Dienstreise in unterschiedlichen Hotels mit unterschiedlichen Preisen übernachtet, kann auch ein Wechsel zwischen Pauschalen und tatsächlichen Kosten vorgenommen werden – zum Beispiel 2 Übernachtungen mit pauschalen Sätzen und 2 Übernachtungen anhand der tatsächlichen Kosten.

Erstattungen darüber hinaus

Nicht immer reichen diese Aufwandsentschädigungen aus, um die tatsächlichen Mehrkosten zu decken. Arbeitgeber übernehmen daher häufig auch bei den Verpflegungen die Kosten, die der Arbeitnehmer belegen kann. Dies ist auch möglich, allerdings nicht steuerfrei. Laut §40 Abs. 2 Nr. 4 EStG können solche Verpflegungsmehraufwendungen mit 25% pauschal versteuert werden, wenn sie die Pauschalsätze um nicht mehr als 100% übersteigen.

Für das obige Beispiel bedeutet das, dass 132 € (12 + 36 + 36 + 36 + 12) steuerfrei, und weitere
132 € mit 25% versteuert dem Arbeitnehmer erstattet werden können.

Besonderheit bei eintägigen Auslandsreisen

Für Auslandsreisen, die sich lediglich über einen Tag erstrecken, stellt sich die Frage, welcher Ort denn für die Pauschalsätze anzunehmen ist. Hier gilt eine abweichende Regelung. Im obigen BMF-Schreiben wird darauf hingewiesen, dass der Ort anzunehmen ist, an dem die letzte Tätigkeit im Ausland war – also analog zur Regelung bei der Rückreise.

Beispiel:
Ein Arbeitnehmer besucht einen Kunden in der Schweiz, der nur etwa eine halbe Stunde Fahrzeit von der Grenze entfernt ist. Der Termin dauert etwa eine Stunde. Sein Aufenthalt in der Schweiz dauert also etwa zwei Stunden. Seine gesamte Fahrtzeit bzw. Abwesenheit von der Arbeitsstelle beträgt 12 h. Er ist also erheblich länger in Deutschland als in der Schweiz. Trotzdem kann der pauschale Satz für die Schweiz angewendet werden, da sein letzter Tätigkeitsort im Ausland in der Schweiz lag.

Abweichung bei Werbekostenabzug

Die obengenannten Regelungen gelten für die steuerfreie Erstattung der Auslagen durch den Arbeitgeber. Erhält der Arbeitnehmer diese Erstattungen nicht, kann er die angefallenen Kosten als Werbekosten steuerlich geltend machen. Für den Werbekostenabzug gelten hinsichtlich der Verpflegungsmehraufwendungen die gleichen pauschalen Sätze. Bei der Übernachtung können jedoch ausschließlich die tatsächlichen Kosten angesetzt werden.

Noch ein Hinweis: Erhält ein Arbeitnehmer die Übernachtungskosten lediglich pauschal ersetzt, und übersteigen die tatsächlichen Kosten diese Pauschale, so kann er die Differenz als Werbungskosten geltend machen.