ELSTAM – der Countdown läuft

Nach jahrelangem Gezerre wurde nun im Januar 2013 mit der elektronischen Übermittlung der Lohnsteuerabzugsmerkmale für die Arbeitnehmer begonnen. Der Gesetzgeber hat allerdings den Arbeitgebern freigestellt, wann sie erstmals mit den elektronisch übermittelten Daten arbeiten. Allerdings muss mindestens ein Monat – also der Dezember 2013 – mit den ELSTAM gearbeitet werden. Darüber hinaus gibt es keine Schonfrist mehr!

Mit dieser langen Übergangsphase sollten alle Arbeitgeber die Möglichkeit haben, sich langsam an die Thematik heranzutasten, die Daten zu prüfen und sogar bei Abweichungen oder technischen Problemen, den gemeldeten Starttermin nochmal bis zu sechs Monate verschieben zu können. Daher sollte diese Zeit sinnvoll genutzt und nicht „im letzten Moment“ gestartet werden.

Ablauf der ELSTAM

Die Datenübermittlung an das Finanzamt erfolgt mit dem Elster-Zertifikat, das bereits seit Jahren für die Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigungen zwingend notwendig ist. In der Regel kann mit dem vorhandenen Zertifikat weitergearbeitet werden. Ist das Zertifikat schon älter, kann es allerdings zu Problemen bei der Datenanmeldung kommen, da dies ein speziell für die ELSTAM-Daten notwendiges Merkmal nicht aufweist. In diesem Fall ist es notwendig, ein neues Zertifikat zu beantragen.

Bei der ersten Übermittlung der Daten, wird dem Finanzamt mitgeteilt, dass der Arbeitgeber mit der entsprechenden Steuernummer ab dem Übermittlungsdatum mit den ELSTAM arbeitet. Gleichzeitig werden von den Mitarbeitern die Namen, das Geburtsdatum, die Steuer-Identifikationsnummer und die Info, ob es sich um eine Haupt- oder Nebenbeschäftigung handelt, übermittelt.

Bis zu fünf Tagen kann es dauern, bis die Finanzbehörde die angeforderten Daten mittels eines Datensatzes zurücksendet. Diese Datenmeldung ist vergleichbar mit den Rückmeldungen der Krankenkassen, die seit einigen Jahren vermehrt genutzt werden und sicherlich bereits bekannt sind. Wie der Versand der Daten, erfolgt auch das Einlesen über die Lohnsoftware.

Der Arbeitgeber hat nun die Pflicht, mindestens einmal monatlich die ELSTAM für seine Mitarbeiter abzufragen, um mögliche Änderungen berücksichtigen zu können. Liegen keine Veränderungen der Steuerdaten vor, erhält der Arbeitgeber eine Rückmeldung mit dem Hinweis, dass keine Daten vorliegen. Für neue Mitarbeiter müssen die ELSTAM wie bei der Erstanmeldung angefordert werden.

Wichtige Vorarbeiten

Um möglichst richtige Daten von den Finanzbehörden zu erhalten, sind einige Vorarbeiten wichtig:

• Der Gesetzgeber schreibt vor, dass die Mitarbeiter über den Start der ELSTAM informiert werden. Das kann durch eine Beilage oder einen Text auf der Lohnabrechnung geschehen.
• Die Mitarbeiter sollten informiert werden, dass die Freibeträge, die aus den vorangegangenen Jahren stammen, nicht mehr gültig sind und unbedingt neu beantragt werden müssen.
• Da der Versand der Daten in der Regel aus der Lohnsoftware erfolgt, muss geprüft werden, ob bei allen Mitarbeitern das Geburtsdatum und die Steuer-Identifikationsnummer hinterlegt sind.
• Außerdem muss in irgendeiner Form (hier weicht jede Software etwas ab) hinterlegt sein, ob es sich bei dem Beschäftigungsverhältnis um eine Haupt- oder Nebenbeschäftigung handelt. Wird bei der Datenübermittlung der Mitarbeiter mit Nebenbeschäftigung gemeldet, sendet das Finanzamt ausschließlich die Steuerklasse VI zurück!
• Mitarbeiter, die nicht anhand der persönlichen Steuermerkmale abgerechnet werden, müssen vom ELSTAM-Verfahren ausgeschlossen werden. Wie diese Einstellung erfolgt, ist in jeder Software etwas anders. Betroffen sind zum Beispiel Minijobber, die mit 2% pauschal versteuert werden oder kurzfristig Beschäftigte die mit 25% pauschal versteuert werden. Auch Grenzgänger mit entsprechender Befreiung des Heimatlandes sind davon ausgeschlossen.

Die sorgfältige Pflege der Daten ist ausschlaggebend für eine korrekte Rückmeldung!

Die Daten sind eingelesen – und dann?

Meldet das Finanzamt die Daten zurück, müssen sie mit den vorliegenden Daten abgeprüft werden. Weichen die Daten ab, besteht die Möglichkeit, die Verwendung der Daten bis zu drei Monate zu verschieben. Der Mitarbeiter hat nun Zeit, sich mit dem Finanzamt in Verbindung zu setzen und anhand der entsprechenden Anträge seine gespeicherten Lohnsteuermerkmale ändern zu lassen.

Erfahrungsgemäß sind folgende Sachverhalte häufige Fehlerquellen für falsche Daten:

• Steuerklassenänderung von IV / IV auf III / V oder umgekehrt,
• Freibeträge und Hinzurechnungsbeträge fehlen,
• Kinderfreibeträge unrichtig, vor allem, wenn ein Kind volljährig geworden ist und sich noch in Berufsausbildung befindet,
• Steuerklasse II wird meistens zur Steuerklasse I,
• Steuerklassenwechsel bei Heirat / Scheidung / Trennung in den letzten drei Jahren.

Eine Korrektur kann nur über einen schriftlichen Antrag beim Finanzamt erfolgen.

Wichtig!
Die Rückstellung der Daten um drei Monate ist nur bis Dezember möglich. Wer den Start also noch länger hinauszögert, hat unter Umständen weniger Zeit für die Kontrolle der Daten und die Korrekturanträge der Mitarbeiter beim Finanzamt. Um den Mitarbeiter keinen finanziellen Schaden wegen falscher Steuerklassen zuzufügen, sollte also mit dem Start der ELSTAM nicht mehr lange gezögert werden.