Achtung: Bewirtungskosten

Sie geben regelmäßig Anlass für Unstimmigkeiten bei Betriebsprüfungen. Zum einen kommt ein Unternehmen kaum umhin, Geschäftspartner zu Besprechungs- oder Werbezwecken zu einem Geschäftsessen einzuladen, zum anderen stellt das Finanzamt stets die Frage, ob es sich nicht etwa um Kosten der privaten Lebenshaltungskosten handelt.
Letztere sind ja bekanntlich nicht als Betriebsausgaben abzugsfähig. Im §4 Abs. 5 Nr. 2 EStG wird der Betriebskostenabzug lediglich unter bestimmten Voraussetzungen und nur zu einem bestimmten Teil zugelassen.

Voraussetzung für den Betriebskostenabzug

Folgende Punkte müssen unbedingt eingehalten und nachgewiesen werden:

• betriebliche Veranlassung,
• angemessen in der Art und Höhe,
• Angabe über Ort, Datum, Anlass und bewirtete Personen.

Nur wenn diese inhaltlichen und formalen Voraussetzungen eingehalten werden, können 70% der Kosten als Betriebsausgaben abgezogen werden. Die restlichen 30% sind als nicht abzugsfähige Betriebsausgaben getrennt zu buchen. Der Vorsteuerabzug ist allerdings für den kompletten Rechnungsbetrag zulässig.

Betriebliche Veranlassung

Die Veranlassung für ein Geschäftsessen kann vielfältig sind. Typisch sind zum Beispiel Treffen zu Geschäftsanbahnungen. Auch Vertragsabschlüsse werden häufig bei einem anschließenden Essen gefeiert. Dem steht sicherlich nichts entgegen. Der Gesetzgeber hat hinsichtlich der betrieblichen Veranlassung keinerlei Beschränkung der bewirteten Personen festgelegt. So können neben dem klassischen Kunden und Lieferant, auch Besprechungen aus Werbegründen oder der Öffentlichkeitsarbeit Anlass für eine Bewirtung sein.

Zu unterscheiden sind Geschäftsessen mit Geschäftspartnern oder mit Arbeitnehmern. Sind bei einer Veranstaltung ausschließlich Arbeitnehmer zugegen, ist unter Umständen zu prüfen, ob es sich um eine Betriebsveranstaltung handelt, die bis zu einer bestimmten Höhe voll abzugsfähig ist, oder ob es sich um einen geldwerten Vorteil handelt, der steuer- und sozialversicherungsrechtlich zu berücksichtigen ist.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass die Bewirtung nicht privat sondern in einem Restaurant, einer Gaststätten, einer Firmenkantine oder ähnliches stattfindet. Möchte der Firmenchef seine Gäste bei sich zu Hause bewirten, können die Kosten grundsätzlich nicht als Betriebsausgaben anerkannt werden.

Angemessenheit in der Art und Höhe

Was als angemessen gilt, ist im Gesetz nicht näher definiert, so dass es im Streitfall auf den Einzelfall ankommt. Gewisse Fälle hat jedoch der Gesetzgeber bereits im § Abs. 5 Nr. 4 EStG ausgeschlossen. So sind Bewirtungen, die mit der Jagd, der Fischerei sowie mit Segel- oder Motorjachten zusammenhängen, nicht abzugsfähig. Somit sind bereits Bewirtungen, bei denen der „Vergnügungsfaktor“ im Vordergrund steht, vom Abzug ausgeschlossen.

Die Angemessenheit ist außerdem hinsichtlich der Höhe zu prüfen. Hier gibt der Gesetzgeber ebenfalls keine Grenze vor, vielmehr ist der Einzelfall zu prüfen. Der Einzelfall wird sich sicherlich auch an allgemeine Kriterien anlehnen, wie Firmengröße, Gewinn, Umsatz etc. Bei größeren Firmen wird die Grenze der Angemessenheit sicherlich höher liegen, als bei keinen Firmen.

Formale Voraussetzung

In den Einkommensteuerrichtlinien wird klargestellt, dass Rechnungen ab 150 € die Adresse des „bewirteten Steuerpflichtigen“ enthalten müssen. Ab diesem Betrag muss also eine formelle Rechnung ausgestellt werden. Ein „normaler“ Kassenbon reicht nicht mehr. Unabhängig vom Betrag ist auf dem Beleg jede Speise und jedes Getränk einzeln aufzuführen. Es reicht nicht aus, wenn auf der Quittung lediglich „Speisen und Getränke“ angegeben werden.

Der Steuerpflichtige hat außerdem auf dem Beleg zu vermerken, wer bewirtet wurde. Alle Personen sind einzeln mit Namen zu nennen. Es sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass die Angaben hinsichtlich Personenanzahl und Anzahl der Speisen schlüssig sind!

Weiterhin sind der Ort und das Datum der Leistung anzugeben. Bei den üblichen Kassenbons sind diese Angaben bereits enthalten.

Als letzter Punkt ist der Anlass der Bewirtung auf dem Beleg festzuhalten. Hier reicht keine pauschale Angabe wie „Geschäftsessen“. Vielmehr soll hier der Grund für das Geschäftsessen angegeben werden.

Diese Angaben können auf dem Beleg direkt oder auf einem separaten Papier gemacht werden. Dieses muss allerdings mit dem Beleg fest verbunden, oder ein gegenseitiger Vermerk darauf angebracht werden.