Registrierkassen – was sie alles können müssen

Unternehmen, die vorrangig Umsätze aus Bargeschäften erzielen, sind bei Finanzbehörden gerne Ziel von Betriebsprüfungen. Zu einfach erscheint die Möglichkeit, einige Barumsätze nicht zu registrieren bzw. nicht als solchen anzugeben. Allerdings sollte man die Betriebsprüfer keinesfalls unterschätzen. Zum einen kennen die Prüfer zahlreiche Tricks, denn sie wurden auf Besonderheiten geschult und haben oft jahrelange Erfahrung.

Zum anderen liegt die Beweislast immer beim Unternehmer. Das heißt also, stellt der Prüfer Unregelmäßigkeiten fest – und das kann er bei vielen Unternehmen, wenn er lange genug sucht – kann er die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung anzweifeln und im schlimmsten Fall schätzen. Und nun liegt es am Unternehmer, ob er nachweisen kann, dass seine Unterlagen richtig und ordentlich sind – oder eben nicht.

Bareinnahmen – ein großes Risiko

Bareinnahmen stellen in der Regel bei Kleinunternehmen, bei Einzelhändlern oder Gastronomen die wichtigste Einnahmequelle dar. Da liegt es auf der Hand, dass die meisten Umsätze nur über die Kasse aufgezeichnet werden. Da viele Kunden keinen Beleg für Ihren Einkauf benötigen, ist es ein Leichtes für den Unternehmer, den einen oder anderen Umsatz gar nicht erst in den Büchern aufzunehmen – so zumindest denkt das Finanzamt.

Der ehrliche Unternehmer – und das sind in Deutschland sicherlich die meisten – werden die Umsätze korrekt aufzeichnen, so dass das Finanzamt eigentlich gar keine Zweifel haben dürfte und auch keine Fehler finden kann. Aber hier liegt das große Problem.

Die Anforderungen an eine Kassenführung sind sehr hoch. Im Gegensatz dazu sind viele Kleinunternehmer Fachleute in ihrem Bereich und Gewerbe, aber leider keine Fachleute in der Buchführung. Und genau das wissen die Prüfer!

Einsatz einer Registrierkasse

Registrierkassen sind eine große Unterstützung im täglichen Ablauf, und sind aus dem Einzelhandel gar nicht mehr wegzudenken. Die Form, Größe und die Ausstattung dieser Kassen reicht von der einfachen kleinen Kasse für 100 € bis zu großen Kassensystemen die mit den zentralen Rechensystem des Unternehmens vernetzt sind und neben den Bareinnahmen auch Auswertungen zu den Artikeln, Artikelgruppen, Warenbeständen usw. liefern. Die Grundfunktion aller Kassensysteme ist jedoch gleich – sie erfassen zeitgenau alle Bewegungen, egal ob Ein- oder Auszahlungen.

Als Beleg für die Buchhaltung – also z.B. für die Hauptkasse oder die Kasse der Filiale – dient der sogenannte Z-Beleg. Darunter versteht man einen Beleg, der mit einer laufenden Nummer versehen ist und alle Bewegungen – Anfangsbestand sowie Ein- und Auszahlungen – seit dem letzten Ausdruck aufweist. Gleichzeit werden die Umsätze in der Kasse auf 0 gesetzt.
Das heißt also: Am 1. Tag wird ein Z-Beleg mit der Nr. 1 ausgedruckt, der den Umsatz des 1. Tages ausweist, am 2. Tag hat der Z-Beleg die Nr. 2 usw. Somit ist sichergestellt, dass kein Tagesumsatz unterschlagen werden kann.

Der Einsatz einer Registrierkasse entbindet jedoch nicht von der Verpflichtung, einen Kassensturz zu erstellen. Damit ist gemeint, dass das Bargeld, welches sich genau in diesem Moment in der Kasse befindet, mit dem Ausdruck – dem sogenannten X-Beleg oder Zwischenbeleg – übereinstimmt. Es ist daher dringend zu raten, dass beim täglichen Kassenabschluss auch ein Kassensturz gemacht wird, um mögliche Fehler sofort zu erkennen. Es ist übrigens unrealistisch, wenn bei vielen Geldbewegungen die Kasse immer auf den Cent genau stimmt. Ein gewisser Schwund oder Fehlbestand ist real und sollte daher durchaus angegeben werden. Es zeigt die Wirklichkeit und dass die Kasse tatsächlich auch kontrolliert wird.

Erweiterte Anforderungen an eine Registrierkasse

Da die Daten bei einer Registrierkasse elektronisch gespeichert werden, sind weitere Vorschriften einzuhalten. Darunter zählen, dass die Möglichkeit bestehen muss, die Daten unverzüglich lesbar zu machen, dass die Daten jederzeit verfügbar und dass sie maschinell auswertbar sein müssen.

In einem Schreiben vom 26.11.2010 (PDF) weist das BMF darauf hin, dass die bloße Aufbewahrung der ausgedruckten Belege nicht ausreichend ist. Im Speicher des Gerätes müssen alle einzelnen Vorgänge abrufbar sein – das heißt also, es reicht nicht aus, dass am Tag X 200 Bücher verkauft wurden, sondern es muss jeder einzelne Verkaufsvorgang nachvollziehbar und abrufbar sein.

Nun haben viele ältere Registrierkassen das Problem, dass die Speicher für solche Anforderung gar nicht ausreichen. Hinzu kommt, dass in der Zwischenzeit die Kasse längst defekt ist, und die gespeicherten Daten gar nicht mehr abrufbar oder vorhanden sind. Genau hier ist der Unternehmer in der Pflicht, auf neue Kassensysteme umzurüsten. Das BMF hat den Unternehmen eine Übergangsfrist bis 31.12.2016 gegönnt, um gerade kleine Unternehmen nicht übermäßig zu belasten. Allerdings wurde darauf hingewiesen, dass in der Zwischenzeit alle möglichen Anpassungen, sowohl Updates der Software oder Möglichkeiten der Speichererweiterung genutzt werden muss. Keinesfalls reicht die innere Gewissheit „ich habe ja noch bis 2016 Zeit!“.

Wer also ein Unternehmen hat, der Bargeschäfte abwickelt, sollte dringend überlegen, ob nicht die Anschaffung einer neuen Registrierkasse bereits vor 2016 möglich ist. Denn oft sind neue Kassen nur geringfügig teurer als die Aufrüstung der alten Geräte. Gleichzeitig hat man die Gewissheit, den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und der nächsten Betriebsprüfung etwas lockerer entgegenzusehen.

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