Registrierkasse https://buchhalterprofi.de/ de Registrierkassen – was sie alles können müssen https://buchhalterprofi.de/node/145 <span class="field field--name-title field--type-string field--label-hidden">Registrierkassen – was sie alles können müssen</span> <div class="clearfix text-formatted field field--name-body field--type-text-with-summary field--label-hidden field__item"><p>Unternehmen, die vorrangig Umsätze aus Bargeschäften erzielen, sind bei Finanzbehörden gerne Ziel von Betriebsprüfungen. Zu einfach erscheint die Möglichkeit, einige Barumsätze nicht zu registrieren bzw. nicht als solchen anzugeben. Allerdings sollte man die Betriebsprüfer keinesfalls unterschätzen. Zum einen kennen die Prüfer zahlreiche Tricks, denn sie wurden auf Besonderheiten geschult und haben oft jahrelange Erfahrung.</p> <p>Zum anderen liegt die Beweislast immer beim Unternehmer. Das heißt also, stellt der Prüfer Unregelmäßigkeiten fest – und das kann er bei vielen Unternehmen, wenn er lange genug sucht – kann er die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung anzweifeln und im schlimmsten Fall schätzen. Und nun liegt es am Unternehmer, ob er nachweisen kann, dass seine Unterlagen richtig und ordentlich sind – oder eben nicht.</p> <h3>Bareinnahmen – ein großes Risiko</h3> <p>Bareinnahmen stellen in der Regel bei Kleinunternehmen, bei Einzelhändlern oder Gastronomen die wichtigste Einnahmequelle dar. Da liegt es auf der Hand, dass die meisten Umsätze nur über die Kasse aufgezeichnet werden. Da viele Kunden keinen Beleg für Ihren Einkauf benötigen, ist es ein Leichtes für den Unternehmer, den einen oder anderen Umsatz gar nicht erst in den Büchern aufzunehmen – so zumindest denkt das Finanzamt.</p> <p>Der ehrliche Unternehmer – und das sind in Deutschland sicherlich die meisten – werden die Umsätze korrekt aufzeichnen, so dass das Finanzamt eigentlich gar keine Zweifel haben dürfte und auch keine Fehler finden kann. Aber hier liegt das große Problem.</p> <p>Die Anforderungen an eine Kassenführung sind sehr hoch. Im Gegensatz dazu sind viele Kleinunternehmer Fachleute in ihrem Bereich und Gewerbe, aber leider keine Fachleute in der Buchführung. Und genau das wissen die Prüfer!</p> <h3>Einsatz einer Registrierkasse</h3> <p>Registrierkassen sind eine große Unterstützung im täglichen Ablauf, und sind aus dem Einzelhandel gar nicht mehr wegzudenken. Die Form, Größe und die Ausstattung dieser Kassen reicht von der einfachen kleinen Kasse für 100 € bis zu großen Kassensystemen die mit den zentralen Rechensystem des Unternehmens vernetzt sind und neben den Bareinnahmen auch Auswertungen zu den Artikeln, Artikelgruppen, Warenbeständen usw. liefern. Die Grundfunktion aller Kassensysteme ist jedoch gleich – sie erfassen zeitgenau alle Bewegungen, egal ob Ein- oder Auszahlungen.</p> <p>Als Beleg für die Buchhaltung – also z.B. für die Hauptkasse oder die Kasse der Filiale – dient der sogenannte Z-Beleg. Darunter versteht man einen Beleg, der mit einer laufenden Nummer versehen ist und alle Bewegungen – Anfangsbestand sowie Ein- und Auszahlungen – seit dem letzten Ausdruck aufweist. Gleichzeit werden die Umsätze in der Kasse auf 0 gesetzt.<br /> Das heißt also: Am 1. Tag wird ein Z-Beleg mit der Nr. 1 ausgedruckt, der den Umsatz des 1. Tages ausweist, am 2. Tag hat der Z-Beleg die Nr. 2 usw. Somit ist sichergestellt, dass kein Tagesumsatz unterschlagen werden kann.</p> <p>Der Einsatz einer Registrierkasse entbindet jedoch nicht von der Verpflichtung, einen Kassensturz zu erstellen. Damit ist gemeint, dass das Bargeld, welches sich genau in diesem Moment in der Kasse befindet, mit dem Ausdruck – dem sogenannten X-Beleg oder Zwischenbeleg – übereinstimmt. Es ist daher dringend zu raten, dass beim täglichen Kassenabschluss auch ein Kassensturz gemacht wird, um mögliche Fehler sofort zu erkennen. Es ist übrigens unrealistisch, wenn bei vielen Geldbewegungen die Kasse immer auf den Cent genau stimmt. Ein gewisser Schwund oder Fehlbestand ist real und sollte daher durchaus angegeben werden. Es zeigt die Wirklichkeit und dass die Kasse tatsächlich auch kontrolliert wird.</p> <h3>Erweiterte Anforderungen an eine Registrierkasse</h3> <p>Da die Daten bei einer Registrierkasse elektronisch gespeichert werden, sind weitere Vorschriften einzuhalten. Darunter zählen, dass die Möglichkeit bestehen muss, die Daten unverzüglich lesbar zu machen, dass die Daten jederzeit verfügbar und dass sie maschinell auswertbar sein müssen.</p> <p><a href="http://www.elektronische-steuerpruefung.de/bmf/schreiben-aufbewahrung-digitaler-unterlagen-bei-bargeschaeften.pdf">In einem Schreiben vom 26.11.2010</a> (PDF) weist das BMF darauf hin, dass die bloße Aufbewahrung der ausgedruckten Belege nicht ausreichend ist. Im Speicher des Gerätes müssen alle einzelnen Vorgänge abrufbar sein – das heißt also, es reicht nicht aus, dass am Tag X 200 Bücher verkauft wurden, sondern es muss jeder einzelne Verkaufsvorgang nachvollziehbar und abrufbar sein.</p> <p>Nun haben viele ältere Registrierkassen das Problem, dass die Speicher für solche Anforderung gar nicht ausreichen. Hinzu kommt, dass in der Zwischenzeit die Kasse längst defekt ist, und die gespeicherten Daten gar nicht mehr abrufbar oder vorhanden sind. Genau hier ist der Unternehmer in der Pflicht, auf neue Kassensysteme umzurüsten. Das BMF hat den Unternehmen eine Übergangsfrist bis 31.12.2016 gegönnt, um gerade kleine Unternehmen nicht übermäßig zu belasten. Allerdings wurde darauf hingewiesen, dass in der Zwischenzeit alle möglichen Anpassungen, sowohl Updates der Software oder Möglichkeiten der Speichererweiterung genutzt werden muss. Keinesfalls reicht die innere Gewissheit „ich habe ja noch bis 2016 Zeit!“.</p> <p>Wer also ein Unternehmen hat, der Bargeschäfte abwickelt, sollte dringend überlegen, ob nicht die Anschaffung einer neuen Registrierkasse bereits vor 2016 möglich ist. Denn oft sind neue Kassen nur geringfügig teurer als die Aufrüstung der alten Geräte. Gleichzeitig hat man die Gewissheit, den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und der nächsten Betriebsprüfung etwas lockerer entgegenzusehen.</p></div> <span class="field field--name-uid field--type-entity-reference field--label-hidden"><span lang="" about="/user/21" typeof="schema:Person" property="schema:name" datatype="">Thilo Klemm</span></span> <span class="field field--name-created field--type-created field--label-hidden">Do., 28.11.2013 - 16:41</span> <section class="field field--name-comment field--type-comment field--label-above comment-wrapper"> <h2 class="title comment-form__title">Neuen Kommentar hinzufügen</h2> <drupal-render-placeholder callback="comment.lazy_builders:renderForm" arguments="0=node&amp;1=145&amp;2=comment&amp;3=comment" token="a33qdQaTba_r0l1vv_FwBZIgC6oqt3O6UNjiRBrveEo"></drupal-render-placeholder> </section> Thu, 28 Nov 2013 15:41:31 +0000 Thilo Klemm 145 at https://buchhalterprofi.de Registrierkassen – was ist zu beachten? https://buchhalterprofi.de/node/120 <span class="field field--name-title field--type-string field--label-hidden">Registrierkassen – was ist zu beachten?</span> <div class="clearfix text-formatted field field--name-body field--type-text-with-summary field--label-hidden field__item"><p>Gerade der Einzelhandel, aber auch viele andere Unternehmen, die einen Teil ihrer geschäftlichen Tätigkeit mit Bareinnahmen abwickeln, können sich die tägliche Arbeit ohne Registrierkassen oder andere PC-gestützte Systeme nicht mehr vorstellen. Nicht nur, dass sich dadurch die Kontrolle der Warenbewegungen und Einnahmen einfach feststellen lassen, auch Auswertungen hinsichtlich des Verkaufspersonals, der Waren und Warengruppen, oder andere statistische Listen und Zahlen, können damit leicht erstellt werden. Allerdings unterliegt ein Unternehmen immer der Kontrolle der Finanzbehörden.</p> <p>Gerade bei Bargeschäften vermutet das Finanzamt oft und gerne Manipulationen im angegebenen Umsatz. Um unliebsame und unrichtige Steuernachzahlungen zu vermeiden, muss jeder Unternehmer sicherstellen, dass die Behörden bei Prüfungen keinen Zweifel an der Richtigkeit der ausgewiesenen Zahlen haben. Aus diesem Grund sind einige Vorschriften einzuhalten, die beiden Parteien – Unternehmer und Finanzbehörden – gesetzliche Sicherheit geben.</p> <h3>Registrierkassen und das Kassenbuch</h3> <p>Registrierkassen können das Kassenbuch nicht ersetzen, vielmehr ist es ein „Nebenbuch“, das die täglichen Bargeschäfte aufzeichnet. Den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchführung entsprechend, sind die Aufzeichnungen in einem Kassenbuch zeitnah vorzunehmen. Mit dem Ausdruck des sogenannten Z-Beleges aus der Registrierkasse erhält man einen – von den Finanzbehörden anerkannten – Beleg, als Nachweis für die Tageseinnahmen. Werden Umsätze mit unterschiedlichen Steuersätzen erzielt, sind diese separat auszuweisen.</p> <p>Diese Z-Belege werden durchlaufend nummeriert, so dass bei einer Prüfung nachgewiesen werden kann, dass keine Umsätze „unterschlagen“ wurden. Da mit dem Ausdruck der Z-Belege die Tageseinnahmen auf „Null“ gesetzt werden, spricht man hier auch von einem „Nullstellungszähler“ Die sogenannten X-Belege reichen für die Aufbewahrung nicht aus. Man versteht darunter den Ausdruck eines Zwischenstandes, auch erfolgt keine Nullstellung des Tagesumsatzes. Diese Ausdrucke können beliebig oft vorgenommen werden und sind nicht durchgehend nummeriert.</p> <p>Die Z-Belege sind also Belege für das Kassenbuch. Sie sind ebenso in das Kassenbuch einzutragen, wie etwa Einzahlungen aus oder in die Bank, Ausgaben sowie Einlagen bzw. Entnahmen. Sind mehrere Registrierkassen vorhanden, muss nicht für jede ein Kassenbuch geführt werden, vielmehr sind die Z-Belege der einzelnen Kassen in das Kassenbuch einzutragen. Sind mehrere Niederlassungen oder räumlich getrennte Verkaufsstellen vorhanden, so ist für jede Verkaufsstelle ein Kassenbuch zu führen.</p> <p>Beispiel: Eine Bäckerei unterhält neben seiner Hauptgeschäftsstelle eine Verkaufsstelle in einem nahe gelegenen Einkaufszentrum. In der Hauptgeschäftsstelle stehen zwei Registrierkassen, in der Verkaufsstelle nur eine.<br /> Es sind zwei Kassenbücher zu führen. Ein Kassenbuch für die Hauptgeschäftsstelle mit den beiden Kassen und ein Kassenbuch für die Verkaufsstelle.</p> <h3>Aufbewahrungspflichten</h3> <p>Da die Belege der Registrierkassen Teile der Buchhaltung sind, unterliegen Sie gem. §147 Abs. 1 AO der Aufbewahrungspflicht. Hinzu kommt, dass es sich hierbei um eine elektronische Speicherung von Daten handelt, so dass weitere Verpflichtungen gem. §147 Abs. 2 hinzukommen. Konkret bedeutet das:</p> <p>Laut §147 Abs. 2 Nr. 2 müssen die gespeicherten Daten im Zeitraum der Aufbewahrungsfrist,</p> <ul><li>jederzeit verfügbar sein,</li> <li>unverzüglich lesbar und</li> <li>maschinell auswertbar sein.</li> </ul><p>Das hört sich einfach an, wirft aber in der Praxis zahlreiche Fragen auf.</p> <p>Die Aufbewahrungsfrist beträgt, wie bei allen Unterlagen, die Teil der Buchführung sind, 10 Jahre. Nun sind in unserer technisch schnelllebigen Zeit die Geräte häufig nicht im gesamten Zeitraum eingesetzt, sind defekt oder werden durch neue, leistungsstärkere ersetzt.</p> <p>Der Unternehmer hat trotzdem dafür Sorge zu tragen, dass die Daten 10 Jahre abrufbar bleiben. Vorgeschrieben ist nun, dass die Daten während des Zeitraums in der Kasse gespeichert werden. Zusätzlich ist jedoch eine Sicherung auf einen externen Speicherplatz dringend zu empfehlen, da ansonsten bei einem Defekt die Daten unter Umständen verloren sind. Reicht der Speicherplatz in der Kasse nicht aus, ist diese entsprechend aufzurüsten. Um die Daten auch während des gesamten Zeitraums lesbar machen zu können, müssen Handbücher sowie Bedienungs- und Programmieranleitungen ebenfalls aufbewahrt werden. Es sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass die gespeicherten Daten in einem Daten-Format aufbewahrt werden, die von den Finanzbehörden lesbar ist. Auf die Erhöhung der Anforderungen wurde bereits in einem <a href="http://www.elektronische-steuerpruefung.de/bmf/schreiben-aufbewahrung-digitaler-unterlagen-bei-bargeschaeften.pdf">BMF-Schreiben</a> von 2010 und kürzlich in einem Schreiben der Oberfinanzdirektion aus dem Jahr 2012 hingewiesen.</p> <h3>Härtefallregelung</h3> <p>Der Gesetzgeber hat allerdings eine Übergangfrist – eine sogenannte „Härtefallregelung“ – bis 31.12.2006 zugelassen. Wer ein Gerät im Einsatz hat, dessen Kapazität nicht ausreicht, und nicht aufgerüstet werden kann, darf diese Registrierkasse noch bis 31.12.2016 einsetzen. Danach hat er sich eine den gesetzlichen Vorschriften entsprechende Kasse anzuschaffen. Um die Richtigkeit trotzdem nachweisen zu können, ist es notwendig, weitere Unterlagen aufzubewahren. Das sind z.B. die bereits oben erwähnten Bedienungs- und Programmierhinweise sowie Anleitungen, die Z-Belege, eventuelle Rechnungen oder andere Belege, die erstellt wurden, Journalausdrucke, Grand Total-Speicher oder ähnliche Auswertungen, die die Vollständigkeit nachweisen.</p></div> <span class="field field--name-uid field--type-entity-reference field--label-hidden"><span lang="" about="/user/21" typeof="schema:Person" property="schema:name" datatype="">Thilo Klemm</span></span> <span class="field field--name-created field--type-created field--label-hidden">Mi., 03.04.2013 - 15:52</span> <section class="field field--name-comment field--type-comment field--label-above comment-wrapper"> <h2 class="title comment-form__title">Neuen Kommentar hinzufügen</h2> <drupal-render-placeholder callback="comment.lazy_builders:renderForm" arguments="0=node&amp;1=120&amp;2=comment&amp;3=comment" token="Yxx-Y04Ntrw_5KZ7Tca1ImMQvDq3AkVPkrgMCNN5haw"></drupal-render-placeholder> </section> Wed, 03 Apr 2013 13:52:41 +0000 Thilo Klemm 120 at https://buchhalterprofi.de